Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО!

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации – в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок – 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Важно

Зотикова Татьяна Владимировна 01.12.2009, 17:18 Всем спасибо за ответы! Только логика составителей Перечня мне осталась не совсем понятной: зачем хранить постоянно типовые ДИ, если даже личные дела хранятся 75 лет, а срок исковой давности по ГК РФ составляет только 3 года? Этот вопрос — риторический. Andrew 02.12.2009, 10:08 …а срок исковой давности по ГК РФ составляет только 3 года…

  • Инфо

    Темы:

  • Должностные инструкции
  • Хранение документов
  • Уничтожение документов

Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций.

В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками («самим себе») является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы.

  • предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
  • ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
  • провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
  • служить доказательной базой при трудовых спорах;
  • расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Проверяем эффективность должностных инструкций Читайте по теме в электронном журнале Учет и хранение должностных инструкций сотрудников Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы.

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, существует ли срок хранения для должностной инструкции, если да, то чем он регламентируется?

а) по месту разработки и/или утверждения – постоянно,

б) в других организациях – 3 года

в) индивидуальные должностные инструкции — 75 лет.

Приложения

  • Вопрос Какие сроки хранения локальных нормативных актов нео(35 kB)
  • Приказ Минкультуры России от 25_08_2010 N 558 (ред_ от 16_02(14 kB)

подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приказы на предоставление выходных дней работнику как донору?

✒ Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности….

  • Подъем государственного флага РФ

    Вопрос Добрый день. Нужна информация о том по каким дня вывешивают государственные флаги РФ.

    Желательно в виде табличке.

    ✒ Законодательством не установлены конкретные даты, в которые вывешивается государственный флаг….

  • Оформление книги учета движения трудовых книжек

    Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек? Следует ли производить нумерацию листов или страниц?

    Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто….

  • Перевод земель промышленности в другую категорию

    Земельный участок находится в собственности РФ (Московская область).

    Куда обратиться арендатору этого земельного участка с заявлением о переводе его из категории промышленности в категорию земель с/х назначения?

  • >Срок хранения должностных инструкций работников по технике безопасности

    Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

    Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

    • в архивы;
    • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

    Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

    Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.

    ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

    При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

    Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций.

    В том числе затронем следующие темы:

    • для чего нужны должностные инструкции сотрудников;
    • учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
    • сроки хранения должностных инструкций сотрудников.

    Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

    Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

    в других организациях – 3 года в) индивидуальные должностные инструкции — 75 лет. Приложения

    1. Вопрос Какие сроки хранения локальных нормативных актов нео (35 kB)
    2. Приказ Минкультуры России от 25_08_2010 N 558 (ред_ от 16_02 (14 kB)

    Смежные вопросы: подскажите, пожалуйста, сколько хранятся приказы на предоставление выходных дней работнику как донору?

    ✒ Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности….

  • Подъем государственного флага РФ
    1. фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.
    2. в архивы;

    ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

    При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст.

    87 ТК РФ)

    а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях (1) После замены новыми Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации: а) по месту разработки и/или утверждения б) в других организациях (1) После замены новыми Документы (перечень сведений, положения и др.

    Срок хранения должностных инструкций сотрудников

    Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    87 ТК РФ)

    Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

    Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

    Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

    Ниже приведен порядок формирования дел

    1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

    • наименование организации (в полном виде)
    • наименование структурного подразделения (в полном виде)
    • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
    • заголовок дела
    • срок хранения документов по номенклатуре

    2. В дело подшиваются:

    • только оформленные и исполненные документы
    • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
    • изданные в одном календарном году

    Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

    Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

    1. Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
    2. Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
    3. Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

    Если вы заменили должностную инструкцию на новую, то документ в старой редакции нужно хранить 5 лет, а новый вариант должен лежать в течение 75 лет.

    Нарушение правил хранения должностных инструкций является административным правонарушением. К ответственности по статье 13.20 КоАП РФ привлекают должностных лиц, отвечающих за архивацию.

    Сроки хранения должностных инструкций работников в организациях

    3 года после замены новыми

    При возникновении дополнительных вопросов Вы пожалуйста обращайтесь в личные сообщения

    Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    Хранение должностных инструкций

    Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

    Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

    Срок хранения должностных инструкций работников по технике безопасности

    Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

    Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

    -Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

    (Срок хранения – постоянно.)

    -Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

    (Срок хранения 10 лет.)

    — Новости — Срок хранения должностные инструкции работников

    Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.

    77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

    Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

    Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.

    Однако, с моей точки зрения, 3 года после замены новыми — разумный срок и для хранения копий в подразделениях, — особенно, если речь реально идет о хранении одного лишнего скоросшивателя. Cris 24.11.2009, 23:44 Рискну уточнить. Действующие ДИ — переходящие документы не законченные делопроизводством.

    Копии в отделах — до минования надобности (ДМН). Т.е копии могут быть уничтожены сразу после замены новыми. И, к слову, кем разрабатывется документ, не важно. Важно, кем он утверждается. ДИ обычно утверждаются руководством предприятия. Т.е. местом разработки будут не структурные подразделения, а организация в целом. Павел К. 25.11.

    2009, 15:00 На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу.

    Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.

    Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.

    2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения: Фрагмент документа Показать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

    Круг обязанностей и ответственности работника на каждом предприятии регламентируется собственным локальным актом. Его называют должностной инструкцией. Этот документ разрабатывается на основе справочной информации по отраслям и учитывает особенности работы организации. Содержание и сроки хранения должностных инструкций, разработанных для сотрудников любого предприятия, регулируются законодательством. Всем специалистам кадровой службы нужно учитывать это.

    Вопрос: Можем ли мы хранить действующие должностные инструкции постоянно, аннулированные 3 года после замены новыми, а копии уничтожать сразу? Andrew 24.11.2009, 13:43 Уважаемая Татьяна Владимировна, Думаю, формулировка перечня достаточно ясна — Вы обязаны обеспечить постоянную сохранность оригиналов всех должностных инструкций, в том числе и аннулированных.

    Три года после замены новыми – срок для других организаций. Поскольку Ваши подразделения – это не другая организация, то формально этот срок хранения к ним не относится, и, думаю, хранение копий в подразделениях до замены новыми не противоречит законодательству.

    Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии.

    Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации. Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности.

    Внимание

    Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

    Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.

    12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

    Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены.

    Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа. Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью.

    Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

    Об авторе

    А ещё у нас есть

    Как правильно регистрировать должностные инструкции в журнале?

    Должностные инструкции являются документом, в котором прописываются все права и обязанности отдельно взятого работника. Инструкции предоставляются к ознакомлению будущему работнику перед непосредственным поступлением на работу, и прописанные в них пункты обязательны к соблюдению. Нарушение данных правил карается дисциплинарной ответственностью и работник, ставя свою подпись в ознакомительном бланке, соглашается четко следовать установленным в инструкции правилам.

    Трудовым Кодексом Российской Федерации или любым другим государственным законодательным актом не установлены граничные сроки хранения должностных инструкций. Если имеется нужда провести какие-либо замены, то необходимо составить новый документ, а старый хранить определенное время (3 года), так как инструкции относятся к локальным актам, после чего устаревшие образцы и бланки отправляются на утилизацию.

    В целом, можно обобщить, что срок действия должностных инструкций ограничивается их полезностью и актуальностью. Если Правительство РФ регламентирует какой-либо новый порядок осуществления трудовых отношений с отдельно взятым работником или структурным подразделением, то локальные акты необходимо «подгонять» под новые порядки. Соответственно, более не актуальные документы юридической силы уже иметь не будут.

    Кадровые специалисты предприятий могут сами определять порядки, по которым должностные инструкции будут храниться. Получив разрешение у непосредственного руководителя, документы можно помещать в одну папку или рассортировать их по разным папкам, в зависимости от отношения к определенному структурному подразделению.

    На титульной странице папки можно отметить регистрационные номера должностных инструкций (с… и по…) и отметить дату составления. Бумажный носитель скрепляется нитками и помещается в сейф на хранение. С поступлением на работу нового сотрудника кадровый специалист предоставляет ему доступ к должностным инструкциям, после чего человек должен поставить свою подпись в ознакомительном листе, что учел и согласен исполнять правила и внутренние порядки учреждения.

    В целом, должностные инструкции могут регистрироваться в журнале внутренней корреспонденции и для них не обязательно заводить отдельный учетный регистр. Но некоторые кадровые специалисты, занятые в компаниях с большим штатом, предпочитают создавать для подобных бланков отдельные журналы, рассортировывая должностные инструкции по годам или в алфавитном порядке – по фамилиям.

    Должностная инструкция регистрируется в день подписания и утверждения начальником. Ответственное лицо присваивает документу порядковый номер (по дате составления и очередности), указывает его в журнале и выдает на руки представителю кадрового отдела, который уже в дальнейшем копирует с оригинала инструкции столько копий, сколько необходимо для ознакомления с сотрудниками.

    Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь: Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы.

    Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание.

    В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

    • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
    • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

    При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

    Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

    Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

    Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

    1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
    2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
    3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
    4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
    5. Определяется структура и содержание инструктажа.
    6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
    7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
    8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

    Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

    При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

    Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

    Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

    После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля.

    После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации.

    На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов.

    При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года. В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п.

    34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.

    Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника. Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

    Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Сроки хранения должностных инструкций сотрудников Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.

    2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив.

    При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля.

    После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

    Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации.

    Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Сроки хранения должностных инструкций сотрудников Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.

    типовые (примерные) инструкции, разрабатываемые отраслевыми ведомствами; 2) индивидуальные (персональные) инструкции. КОМИССИЯ ПРИ РОСАРХИВЕ от 27 октября 2003 года Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) Рассмотрев предложение ЭПК Управления архивами Правительства Свердловской обл.

    Когда необходимо издавать новую редакцию документа

    200 образцов записей Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

    Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

    Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

    Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

    В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

    Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

    Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

    Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    Замена может понадобиться, если:

    • сменилось наименование организации;
    • сменилось руководство;
    • произошла реорганизация;
    • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
    • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
    • при изменении названия должности.

    Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

    В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

    То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

    В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

    Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Таким образом, должностная инструкция:

    1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
    2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
    3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

    Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:

    • изменение названия организации;
    • смена руководства;
    • должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
    • предприятие реорганизовано;
    • появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
    • название должности стало иным.

    Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

    При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).

    Особых требований к месту хранения инструкций закон не предъявляет. В большинстве случаев их целесообразно хранить по месту разработки, то есть в организации, выступающей в роли работодателя. Но допустимо передать их:

    • в архивы;
    • компаниям, занимающимся хранением документации.

    Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.

    Предлагаем ознакомиться:  Кого и на какой срок можно направить в командировку
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юридическая помощь
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector