Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Срок хранения налоговых деклараций в организации

Изучаем архив

Иногда компания теряет документы до того момента, как истечет срок их хранения.

Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения). При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб. Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу. Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.

Если компания не отправит документы по требованию, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ). Возможно, сумма не окажется существенной. Но тут важно другое. Есть риск, что контролеры включат в план выездных проверок компанию, которая не отправила им бумаги.

Потеря документов может привести к неприятным налоговым последствиям, поэтому бумаги лучше восстановить. Для этого используйте следующий алгоритм.

Сначала руководитель назначает комиссию, которая будет расследовать причины утраты документов. По результатам расследования она составляет акт. В нем комиссия сообщает, какие документы были утрачены и по какой причине.

На следующем этапе запросите копию документов у контрагента или изготовьте ее сами. Например, если потеряны бумаги по сделке, по которой ваша компания была поставщиком.

Важно, чтобы копия, которую изготовит для вас поставщик, была оформлена по правилам ГОСТ Р 6.30–2003. Иначе инспекторы могут отказать в расходах или вычете НДС.

О лекторе

Марина Викторовна Ризванова – к. э. н. Окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт по специальности «бухгалтерский учет и аудит». Успешно руководила аудиторскими проверками в крупных компаниях из сферы ЖКХ, транспорта, торговли и др. Имеет диплом АССА по МСФО, единый аттестат аудитора и диплом победителя конкурса «Публикация „Главбух“».

Срок хранения налоговых деклараций в организации

Когда поставщик будет заверять копию, то ниже реквизита «Подпись» он должен написать «Верно». А после указать свою должность, поставить дату, подпись и ее расшифровку (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Допустим, документы восстановить не получилось. Например, поставщик, бумаг от которого не хватает, уже ликвидирован. Тогда составьте акт о том, что документы восстановить невозможно, и укажите причину.

Если вы утратили бумаги по причине пожара, аварии системы отопления или других похожих обстоятельств, а инспекторы выписали штраф, то попробуйте обратиться к судьям. Они часто соглашаются, что компания, которая лишилась бумаг из-зафорс-мажора, штрафы платить не должна. Подкрепите свою позицию постановлениями ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г. по делу № А17-6799/2008, ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2008 г. по делу № А56-2606/2008.

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек.

Срок хранения документов в организациях

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Документы для налоговой инспекции

Сколько хранить первичные документы, отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы. Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Федеральная архивная служба России Правила хранения документов в бухгалтерии.

Возникает вопрос, сколько лет хранить бухгалтерские документы.

По одним документам – 5 лет.

А с другой стороны так называемая “глубина” налоговой проверки – 3 года.

А с третьей – п.8 ст.23 НК РФ “в течение 4 (четырех) лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета …;

И еще, расскажите про правила хранения документов.

А так же, зачем хранить документы 5 лет, если проверяют за 3 года.

к меню ↑

Хотя Минфин назвал минимальные сроки хранения первички: документы для расчета налогов можно выбросить через четыре года после того, как вы сдали декларацию. Первичку храните на год дольше.

Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Предлагаем ознакомиться:  Налоги с зарплаты при усн

Примечание: Письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»).

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню ↑

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Срок хранения налоговых деклараций в организации

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Примечание: Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

  1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
  2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

к меню ↑

Если компания утратила первичку в результате затопления, то документы она обязана восстановить. В том числе и за истекшие четыре года, а не только за 2011 год. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 11.08.11 № 03-02-07/1-288.

В котором ссылаются на положения пункта 5 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В котором сказано, что в ходе налоговой проверки инспекторы не вправе требовать у компании документы, которые ранее уже были представлены в инспекцию (в ходе камеральной или выездной проверки). Исключение составляют те бумаги, которые ранее были представлены в виде подлинников, но были возвращены налоговиками, а затем компания их утратила вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Еще одно основание для восстановления документов – срок хранения документов, необходимых для расчета налогов, составляет четыре года. Об этом сказано в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

Формально порядок действий такой:

  1. Издайте приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи налоговой декларации.
  2. Проведите расследование пропажи документа. Получите от сотрудников, ответственных за его сохранность, письменные объяснения – докладные записки.
  3. По результатам расследования составьте акт. В нем укажите причины пропажи документа, мероприятия, которые нужно провести для восстановления.
  4. На основании первичных документов и налоговых регистров восстановите документ.
  5. Подпишите его у сотрудника, который сегодня уполномочен это делать. Даже если в то время, когда первоначально составляли документ, его должен был подписывать другой сотрудник.
  6. Сделайте на декларации надпись “Дубликат”. На практике коллеги редко соблюдают такой порядок. По данным учета они заполняют декларацию заново, если она не сохранилась в учетной программе.

В Налоговом кодексе сказано: документы, которые подтверждают убыток, надо хранить в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Это 10 лет максимум. Плюс еще четыре года после того, как убыток будет погашен.

Но что относится к документам по убыткам? Только декларации прошлых лет или вся первичка?

Минфин России настаивает: хранить надо все первичные документы (письмо от 23.04.2009 № 03-03-06/1/276).

к меню ↑

СРОКИ ХРАНЕНИЯ РАЗНЫХ ДОКУМЕНТОВ (таблица)

Примечание: Редакция с 1 октября 2017 г.

Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

Примечание: Редакция до 1 октября 2017 г.

к меню ↑

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Срок хранения документов в организациях

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

  Тип документа Период хранения, лет
1 Налоговая отчетность, начисления по авансам налоговых платежей, справки по НДФЛ и прочие 5
2 Документация по выплате страховых взносов – листки нетрудоспособности, отчет РСВ-1 и т.д. 6
3 Кассовая документация 5
3.1 по выдаче зарплаты при отсутствии лицевых счетов 75
4 Первичная документация, доказывающая убыток налогоплательщика по налогу на прибыль, УСН («доходы – расходы»), ЕСХН, НДФЛ по сделкам с ценными бумагами. Полный промежуток времени, в котором считается налогооблагаемая база на размер убытка
5 Документация, указывающая первоначальную стоимость основного средства 4 с года начисления амортизации
6 Документы, на основании чего безнадежная задолженность дебиторов подлежит списанию (если срок исковой давности при хранении указанных документов заканчивался и возобновлялся, то период хранения продолжается) 4 с признания безнадежности дебиторки
7 Документы, отражающие затраты на учебу работников за счет средств юридического лица В ходе периода обучения и 1 год работы обучаемого сотрудника, но не меньше 4 лет
8 Бухгалтерская отчетность за отчетный год На продолжение существования организации
Предлагаем ознакомиться:  Компенсация морального вреда сроки выплаты

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню,

утвержденному приказом № 558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Не менее 5 лет

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 75 лет

Трудовые договоры и личные карточки работников

В течение 75 лет

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Постоянно*

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Не менее 5 лет

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Не менее 5 лет

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после ликвидации объекта

Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли

Не менее 5 лет

Отчетность в ФСС

Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет

Индивидуальные сведения в ПФР на работников

Не менее 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная

Постоянно*.
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не менее 5 лет

5. Сроки хранения документов для госорганов

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г.

№ 63 указанный Перечень утратил силу. Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558.

В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

  • документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.),
  • документы постоянного хранения;
  • хранения до минования надобности;
  • хранения до замены новыми документами.

Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.

Без экспертной комиссии не обойтись

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия» от 19.01.1995 № 2.

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Пример оформления акта об уничтожении смотрите в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание: Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание: Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания:

  • штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
  • от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Такие санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности, статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность.

к меню ↑

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

За нарушение сроков хранения документов предусмотрено два вида ответственности для компании и для должностного лица.

На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб. (ст. 15.11 КоАП).

Срок хранения налоговых деклараций в организации

Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:

  • 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;
  • 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;
  • 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Истребовать документы налоговики могут только за три последних года, а хранить их обязаны четыре года. А это значит, что оштрафовать организацию за отсутствие налоговых документов за последний (четвертый) год налоговые инспекторы не имеют права.

Помимо этого, за нарушение порядка и сроков хранения документов на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф. Его размер составляет от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Предлагаем ознакомиться:  Срок действия завещания при жизни и после смерти завещателя

Этот штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.

Подписаться на получение новых материалов с сайта

Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет.

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

В случаях похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности может наступить уголовная ответственность согласно п. 1 ст. 325 УК РФ – штраф до 200 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода) осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательные работы на срок до 480 часов, либо исправительные работы на срок до 2 лет, либо принудительные работы на срок до 1 года, либо арест на срок до 4 месяцев, либо лишение свободы на срок до 1 года.

Фирммейкер, 2014Ирина Семченкова (Журавлева)При использовании материала ссылка на статью обязательна

Итоги

Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы.

Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Документы для трудовой инспекции

Документы, которые могут быть затребованы Срок хранения С какой даты считать срок
Трудовые договоры, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках Зависит от того, когда составили документ: 75 лет, если до 2003 года  и 50 лет — если позже 2003 года С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
Штатное расписание Постоянно С даты составления документа.
Журналы учета рабочего времени 5 лет С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
График отпусков 1 год С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.

Также налоговая может запросить любые документы, связанные с деятельностью ИП — регистры по расчету налогов, «первичку», книги учета КУДИР по УСН или патенту, договоры с контрагентами.

ФНС также может запросить индивидуальные карточки по расчету страховых взносов.

Документы, которые могут быть затребованы Срок хранения С какой даты считать срок
Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС 5 лет Срок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года.
4 года Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2020 года.
Книги учета по УСН и патенту 4 года или 11 лет Т.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет.
Индивидуальные карточки по расчету взносов 6 лет С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку.
Отчеты по страховым взносам Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года.
Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи) 5 лет С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года.
Договоры и соглашения по сделкам 5 лет С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать.

Штрафы и Ответственность за нарушение правил и сроков хранения документов

Кто требует Размер штрафа
ИФНС От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ
ФСС От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ)
Трудинспекция От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Росалькогольрегулирование От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ)

к меню ↑

Хранение документов после закрытия ИП

Если ИП закрывается, то ему необходимо сдать документы, сроки хранения по которым еще не прошли, в архив.

Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.

Сроков передачи документов в архив нет.

ФНС вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.

Сроки хранения документов в архивах организации

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Единого нормативного правового акта для всех документов не установлено. Для каждой отрасли бухгалтеру необходимо изучить свой закон. Компании следует ориентироваться на следующие правовые акты.

Документы

Срочная новость для всех бухгалтеров: У чиновников новые требования к платежкам: с какими формулировками платежи не пройдут. Подробности читайте в журнале «Российский налоговый курьер».

Нормативные акты

Налоговый учет

НК РФ

Бухгалтерский учет

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Кадровые

Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Кроме того, сроки можно посмотреть в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector