Приказ на хранение трудовых книжек

Для чего издается данный приказ

Все трудовые книжки, которые работники передают на хранение своему работодателю, должны храниться в специально оборудованном месте, защищенном от посторонних лиц. За порчу данных документов либо потерю руководитель и ответственное лицо призываются к ответственности.

Его сохранность очень важна, поскольку именно в нем фиксируется информация о трудовых периодах, используемая при назначении пенсии по старости.

Руководитель должен обеспечить условия для исполнения данного требования. А поскольку он должен ежедневно заниматься управлением предприятием, он может выбрать должностное лицо. Оно на основании письменного приказа будет назначено ответственным за работу с трудовыми.

С назначением такого лица ответственность с директора за исполнение закона не снимается. Но данное лицо будет отвечать за использование и перемещение книжек внутри субъекта бизнеса — работник будет обязан принимать книжки у поступающих на работу, вести их учет, вносить необходимые записи, выдавать книжки при увольнении работников из компании.

Внимание: если он не будет исполнять свои обязанности, либо это будет происходить не в полной мере, то ответственное лицо будет отвечать перед руководством в пределах обязанностей, определенных приказом.

Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому работа с ними должна вестись в установленном на законодательном уровне порядке. Это правило обязательно нужно соблюдать во всех организациях, особенно в тех, где есть большой поток кадровой документации. Руководитель должен назначить сотрудника, который будет лично нести ответственность за сохранность трудовых книжек.

Является ли приказ обязательным

Закон устанавливает, что руководитель должен взять на себя ведение трудовых книжек организации, либо определить стороннее лицо. Это указано в Правилах ведения трудовых книжек.

Если работник не был назначен, но и сам руководитель не исполняет данные обязанности, это является нарушением. По этой причине согласно КОАП может налагаться денежный штраф, сумма которого может достигать 50 тысяч рублей. Наказание налагается не на конкретное лицо, а в целом на организацию.

Кроме этого, назначать ответственное лицо должен субъект бизнеса любой формы — как организация, так и предприниматель, у которого есть привлеченные со стороны работники.

Предлагаем ознакомиться:  Как оспорить фактическое принятие наследства

Как правило, предприниматель сам занимается внесением записей в трудовые книжки. В компании закон данную обязанность закрепляет за руководителем, а тот может своим письменным распоряжением определить, что будет ответственный за трудовые книжки.

Но в любой из выбранных ситуаций руководитель должен однозначно письменно закрепить, кто будет заниматься трудовыми книжками. Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения.

Важно: таким образом, оформлять приказ необходимо в любой ситуации, даже если директор — единственный сотрудник компании и он должен на себя возложить эту обязанность. Он издает приказ, в котором указывает, что принимает на себя функции ведения трудовых книжек.

Приказ на хранение трудовых книжек – что это за документ{q}

Суть данного приказа заключается в назначении ответственного за хранение трудовых книжек с указанием его должности, Ф.И.О. и даты, с которой такая ответственность возлагается. В документе можно указать ответственное должностное лицо в целом по организации и отдельно ответственных по структурным подразделениям (например, по филиалам).

Приказ об ответственном за хранение трудовых книжек составляется в свободной форме. Часто документ оформляют на фирменном бланке юридического лица или набирают на компьютере на листе формата А4.

С приказом обязательно надо ознакомить ответственного сотрудника под роспись. Исправления и помарки в документе недопустимы.

Должностные обязанности ответственного перечислять в приказе не нужно, их обычно указывают в локальных нормативных актах (трудовом договоре, должностной инструкции и пр.). Для того, чтобы распорядительный документ стал легитимным, его обязательно должен подписать руководитель.

Как составить приказ

Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками. В небольшой организации этого отдела может не быть. Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо. Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа.

В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор.

Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками. Поскольку должен издаваться приказ, то такие функции должен выполнять именно внутренний работник компании. При этом даже если кадровый учет передан на сторону по договору аутсорсинга, то все равно для работы с трудовыми необходимо выбрать сотрудника из штата организации.

Предлагаем ознакомиться:  Незаконное окончание исполнительного производства || Незаконное окончание исполнительного производства

Внимание: если по какой-либо причине изменяется ответственное лицо, то передача должна производиться по специальному акту. В нем желательно записывать не просто число документов, а пофамильно — кому они принадлежат.

Действующие нормативные акты не закрепляют обязательной для соблюдения формы распоряжения для назначения ответственного на предприятии лица. Для этой цели может применяться фирменный бланк, на котором текст распоряжения располагается в свободной форме.

Допускается для данного приказа не использовать фирменный бланк организации, тогда нужно учитывать при составлении такого приказа, что он обязательно должен включать все необходимые для этого реквизиты.

В верхних строках приказа отражается наименование хозяйствующего субъекта, а также его адрес, коды присвоенные организации в момент постановки на учет в соответствующих органах. Возможно указание банковских реквизитов.

Приказ на хранение трудовых книжек

Далее отражается наименование распоряжения «ПРИКАЗ», за которым желательно вписывать его заголовок, отражающий в краткой форме содержание этого документа. Это может быть к примеру, «О назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками».

Приказ обязательно должен содержать номер документа (под ним документ в дальнейшем используется), дату его составления, а также указание места, где распоряжение было подготовлено. Как правило, вписывается наименование населенного пункта.

Дальше следует вводная часть распоряжения, в которой необходимо отразить ссылку к нормативно-правовому акту.

Здесь можно указывать следующие реквизиты документов:

  • п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Постановление №225.

После этого проставляется слово «Приказываю», за которым следует перечисление распоряжений руководства компании:

  1. Назначить сотрудника компании в качестве ответственного лица с отражением его полных личных данных, а также занимаемой должности.
  2. Указание лица, которое при отсутствии ответственного сотрудника , возьмет на себя исполнение этих обязанностей. Здесь также следует фиксировать полные его Ф.И.О., а также занимаемую в компании должность.
  3. Назначение ответственного лица, в обязанности которого вменяется осуществление контроля за исполнением данного распоряжения руководителя компании.

Составленный приказ подлежит обязательному визированию директором компании.

Далее все работники, упоминание которых производилось в распоряжении, должны подтвердить свое ознакомление с содержанием этого документа, путем проставления своих подписей. Здесь же расшифровываются их Ф.И.О. и указывается дата данного события.

  • В верхней части документа нужно указать полное наименование юридического лица или ИП, можно использовать фирменный бланк.

  • Далее необходимо прописать название документа и присвоенный ему номер (к примеру, «Приказ № 7-К»). Также здесь указывают заголовок документа, он должен отвечать на вопрос «О чем издается приказ{q}».

  • Затем указывают место и дату составления документа.

  • После этого надо прописать основание для составления приказа. К примеру, «Во исполнение ст. 2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019».

  • Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», затем надо отобразить суть распоряжения. К примеру, «Назначить ответственным за подготовку отчета СЗВ-ТД сотрудника кадровой службы Калинину О.Д.». Распоряжений руководителя о назначении ответственных может быть и несколько.

  • Приказ подписывает руководитель и все ознакомленные с приказом должностные лица, перечисленные в его тексте.

Предлагаем ознакомиться:  Срок предъявления административного правонарушения

Документ необходимо зарегистрировать в специальном журнале. Образец приказа о введении электронных трудовых книжек приведен далее, его можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.

Введение электронных трудовых книжек имеет ряд преимуществ. Такой документ невозможно потерять, ведь все сведения будут храниться в специальной базе. Работодатели смогут сократить издержки на покупку и хранение бланков трудовых книжек. Подделать ЭТК будет практически невозможно.

Приказ на хранение трудовых книжек обязательно должен содержать следующие сведения:

  • Ф.И.О. и должность назначаемого сотрудника;

  • Ф.И.О. и должность лица, которое будет выполнять данные обязанности во время отсутствия назначаемого сотрудника (если необходимо);

  • дату, с которой назначенный сотрудник должен приступить к выполнению возложенных на него обязанностей;

  • сведения о лице, которое будет осуществлять контроль за исполнением;

  • обоснование для издания документа.

https://www.youtube.com/watch{q}v=B9MPcS1xiPA

Стандартная структура приказа:

  • В верхней части указывают полное наименование организации.

  • Далее надо указать название документа («Приказ»), его номер, дату и место составления.

  • После этого необходимо прописать суть распоряжения («О назначении ответственного …»).

  • Затем указывают обоснование «В связи с …».

  • Далее идет распорядительная часть.

  • После распорядительной части указывают ссылку на лицо, контролирующее исполнение приказа.

Документ подписывает руководитель. Ознакомленный с документом сотрудник ставит подпись и дату ознакомления.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector