Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Оформление приглашения на въезд в РФ

Составляем официальное письмо-приглашение

Любое запланированное мероприятие, требующее присутствия посторонних лиц (не сотрудников компании), подразумевает предварительную отправку писем-приглашений.

При этом отличия между самими мероприятиями отображаются и на тексте приглашений.

В данной статье мы рассмотрим, как составить официальное приглашение на какую-либо встречу или переговоры.

В данной статье рассмотрим:

  • официальное письмо-приглашение;
  • письмо-приглашение на встречу;
  • письмо-приглашение на переговоры.

Организация и подготовка любого мероприятия (на котором планируется присутствие посетителей) проводится с учетом создания и рассылки писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным.

В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).

Письмо-приглашение (образец)

Для начала рекомендуем разобраться в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления.

Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений.

Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения.

Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному. Проще говоря, каждое письмо приглашение является именным.

Более того, оно может содержать информацию, касающуюся каждого приглашенного в отдельности (к примеру, номер места, ряд и т.д.).

Письма – просьбы и запросы

Письма информационного характера

Оформляем письмо-требование без ошибок

Особенности оформления пригласительного письма связаны с отсутствием стандартного оформления писем. Как правило, приглашение имеет более презентабельный вид, нежели простое деловое письмо.

В общем, как вы уже поняли, данное письмо может иметь практически любой цвет и вид.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город. В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д.

Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.

Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием. Более того, уровень подготовки к приезду иностранного гостя значительно снизит вариант возможного отказа.

При составлении письма приглашения для иностранцев необходимо учитывать национальные особенности.

При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке.

Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.

Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для прочих участников. Планируя проведение событий с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется для оформления нужной документации (визы, отпуска), перелет и т.д.

Письмо приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам.

В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассмотрены. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени.

Предлагаем ознакомиться:  Как рассчитать неотгуленный отпуск?

Оформление приглашения на въезд в РФ

При этом подобное приглашение можно отправить только руководителю конкретной организации.

Однако подобный пункт требует уведомления в ответном письме, чтобы заранее можно было спланировать посадочные места для всех присутствующих.

Прочитайте шаблон официального письма приглашения, чтобы ознакомиться с его оформлением.

Правила составления письма-приглашения

Как официальное письмо, приглашение пишется на фирменном бланке организации. Или на обычном листе А4, но с указанием всех необходимых реквизитов.

Форма приглашения предполагает:

  • обращение (лично к известному адресату или безлично — «Уважаемые коллеги!»);
  • изложение сути приглашения; обычно используются клише «Приглашаем вас…», «Предлагаем посетить…», «Будем рады видеть вас…» и т.п.), указываются дата и место мероприятия и прочие подробности;
  • координаты организаторов, по которым можно прояснить все вопросы;
  • подпись и ФИО руководителя организации.

В одном письме содержится приглашение на одно мероприятие. Стиль письма — любезно-деловой, лаконичный, без двусмысленных выражений и просторечной лексики.

Правила составления письма-приглашения

В этой статье поговорим о письме-приглашении, правилах его написания, структуре и отличиях от приглашения к сотрудничеству.

 Как лучше составить письмо-приглашение, чтобы собрать максимально возможное количество участников на мероприятии? Каковы основные правила  написания деловых писем-приглашений и какие есть нюансы? Всё это, а также образец письма-приглашения, вы найдете ниже. 

К сожалению, многие путают деловое письмо-приглашение и приглашение к сотрудничеству.

Дело в том, что письмо-приглашение – это приглашение клиентов на различные мероприятия, начиная от ординарного совещания и заканчивая банкетом по случаю открытия нового представительства.

Приглашение к сотрудничеству является коммерческим предложением, которое вы делаете вашим потенциальным клиентам, и об этих письмах мы поговорим в другой статье.

Еще одно письмо, с которым не нужно путать приглашение – это job offer, или письмо-приглашение на работу. Ему посвящена отдельная статья, а эта расскажет о письмах-приглашениях на деловые мероприятия.

Письмо-приглашение представляет собой один из многочисленных видов делового письма. Рекомендую вам прочитать еще и статью об общих правилах написания деловых писем. Практически все они относятся и к приглашению, а особенности и нюансы касаются исключительно текста.

Письмо-приглашение оформляется на фирменном бланке для писем организации. В «шапке» бланка – справочные данные об организации. Написанное письмо подписывается генеральным директором или уполномоченным руководителем, после чего проходит процедуру регистрации и отправляется адресату.

Приглашения на неформальные мероприятия могут быть оформлены и на открытках, карточках, даже на тематических предметах. Все зависит от фантазии организаторов.

Кстати, чаще всего следить за этим приходится именно секретарю… Каким бы неформальным ни было мероприятие, оно в первую очередь деловое, и соберутся на него не друзья, а бизнес-партнеры. Об этом нужно помнить всегда.

Заголовок к тексту пишется, как всегда,  ответ на вопрос «О чем?» коротко, ёмко и по существу. Если коллеги из другой организации приглашаются на совещание, то и заголовок будет «О совещании», если на пресс-конференцию, то «О пресс-конференции» и так далее.

— полностью назвать мероприятие,

— при необходимости – назвать повод для его проведения,

— сообщить дату, время и место события,

— указать все возможные данные для дополнительного сбора информации (контакты организатора, адрес сайта),

-если необходима предварительная регистрация – написать, как и по какому адресу (телефону) сообщить об участниках,

— указать контактное лицо и все возможные способы связи с ним.

Приглашаем вас на согласительное совещание по вопросу поставок алкогольной продукции в магазин «Кварц-Ми», которое состоится 25.04.2015 в 14:00 по адресу г.

Москва, Ленинский проспект, 122-А.

Несмотря на большие игры, в которые играет руководство стран, между россиянами и подданными других государств сохраняются дружеские и деловые отношения.

Предлагаем ознакомиться:  Доверенность на ребенка в садик для бабушки

Тот, кто ожидает приезда делового партнера, обязан сделать деловое приглашение в Россию. Необходимо будет подготовить определённый пакет документов для приглашения.

Общая информация

Самым известным типом проездного документа, актуального для подданных иностранных государств, следует считать бизнес-визы в Россию. Клиентом деловой визы в Россию следует считать человека, который является представителем зарубежной компании.

Для получения бизнес-визы иностранный подданный обязуется предоставить деловое приглашение для иностранца.

Оформление делового приглашения осуществляется в консульском отделении российского посольства.

GUjkS8stty-980x203.jpg

Приглашение иностранцу оформляется при помощи консульского отдела или через УФМС на специальном бланке приглашающей фирмы в том случае, если он является подданным одной из тех держав, которые сохраняют визовый режим с российским государством.

Приглашение для бизнес-виз оформляется как на бумаге, так и в электронном виде. По желанию оформителя приглашение отправляется в любую точку земного шара.

Пример бизнес-визы в Россию

Россиянин, оформляющий приглашение для визы на государственном и английском языке, обязуется передать его зарубежному подданному посредством экспресс-почты. DHL-почта, практикующая самую быструю доставку, требует наиболее высокую цену за оказание услуги.

Оформление делового приглашения для подданных других государств — процесс достаточно длительный и тонкий. Человек, желающий пригласить иностранного партнёра, обязуется запросить образец приглашения.

Приглашение для деловой визы оформляется на государственном бланке УФМС. Для иностранных подданных, проживающих на территории государств, признанных миграционно-опасными, этот способ является единственным.

Образец приглашения для деловой российской визы

Выдача делового письма, оформленного по специальному образцу, осуществляется тогда, когда полностью рассматривается ходатайство. Приглашение для деловой визы выдаётся после осуществления проверки относительно отсутствия у заявителя конфликтов с российским законодательством.

Если подданному иного государства запрещено въезжать на территорию России, человеку, оформившему бизнес-приглашение, выдаётся отказ, содержащий объективную причину. Осуществить проверку на запрет въезда иностранца в Россию можно в режиме онлайн.

Если в прошлом иностранный гражданин прошёл процедуру депортации из России, оформить приглашение на него также не получится.

Если россиянину разрешается оформить деловое письмо иностранному бизнес-партнёру, то возникает необходимость предоставления следующих данных:

  1. ФИО иностранного подданного.
  2. Подданство.
  3. Дата рождения.
  4. Гендерная принадлежность.
  5. Срок актуальности бизнес-приглашения.
  6. Цель посещения Российского государства.
  7. Печать отделения УФМС (она должна быть заверена личной подписью ответственного сотрудника).

Эти данные для делового письма предоставляются на государственном и английском языке. Срок оформления бизнес приглашения варьируется в зависимости от срока актуальности.

Сегодня иностранные подданные, прибывающие на 20 и 60 дней, могут рассчитывать на 11-13 «оформительных» суток.

Подданные иностранных государств, прибывающие на полгода или год, могут рассчитывать на 17 дней.

Сделать деловое приглашение для иностранца можно и посредством Телекса. Под этим определением понимается сеть специфического телеграфирования.

Он предполагает передачу нужных для оформления деловой визы в Россию данных приглашенного лица. Пригласительное письмо для деловой визы в Россию отправляется по специфическим МИДовским каналам.

Адресатом является консульское отделение российского посольства за границей.

Консульство получает следующие данные:

  • кратность документа;
  • срок документа;
  • паспортные данные подданного иного государства;
  • сведения о лице, выславшего приглашение.

Образец делового приглашения электронным телексом УФМС

Эти данные высылаются в цифровом виде. В отправлении оригинала пригласительного документа нет никакой необходимости.

Если выбор был сделан в пользу Телекса, то бизнес-приглашение в Россию, образец которого можно получить в отделении УФМС, оформляется исключительно российской фирмой. Она, в свою очередь, должна пройти своевременную регистрацию на Консульском Департаменте российского Министерства Внутренних Дел.

Срок оформления пригласительного письма для однократной и двукратной визы составляет три рабочих дня. Сделать приглашение в Россию для многократной визы в среднем можно за две недели.

Предоставляя справки, актуальные для бизнес-письма на государственном и английском языке, российская сторона обязуется получить индивидуальный номер заявки. Форма заявки заранее уточняется. Под номером телекса подразумевается номер заявки.

Предлагаем ознакомиться:  Минимальный испытательный срок при приеме на работу

Этот номер, а также актуальные реквизиты принимающей организации, подданный российского государства обязуется сообщить иностранному партнёру. Эти данные необходимы ему для заполнения анкеты.

Для того чтобы получить бизнес-визу, иностранный подданный обязуется своевременно обратиться в консульский отдел российского посольства. При себе иностранец должен иметь документ, способный удостоверить его личность.

Возможность подать документы у иностранца появляется после того, как он сообщит номер заявления от русского партнёра. После этого иностранный подданный обязуется заполнить анкету. Заключительным этапом является оплата государственной пошлины и получение визы РФ.

Оформить приглашение для иностранца в Россию таким способом разрешается только при помощи дип.учреждения, осуществляющего внутреннюю связь с российским Министерством Внутренних Дел.

Какова цель письма

Цель, с которой осуществляется оформление делового приглашения, является важнейшим критерием. Человек, желающий получить бизнес-визу, обычно отмечает в анкете необходимость посещения различных конференций и семинаров.

Также в качестве основной цели можно обозначить поиск новых бизнес-партнёров на территории Российского государства.

Кроме того, в анкете иностранного подданного может говориться о том, что он пребывает в Россию в целях соблюдения интересов организации своего государства.

Оформление приглашения на въезд в РФ

Ещё одной целью может выступать оказание профессиональной помощи РФ или профессиональное инспектирование отечественной организации.

Важно помнить, что для оформления приглашения необходимо представить гарантийное письмо, в котором принимающая сторона обязуется взять на себя ответственность за пребывание иностранного гражданина на территории РФ.

Какова стоимость

Стоимость оформления пригласительного документа зависит как от его вида, так и от того, насколько планирует задержаться в России иностранный гость. Если сроки пребывания в стране растянутся, иностранцу необходимо будет продлить визу в Россию .

  1. Стоимость однократного приглашения на один месяц, оформляемого полторы недели, составляет 2,5 тыс.; в течение 6 дней — 4 тыс.; в течение 5-7 рабочих дней — 7,5 тыс. руб.
  2. Стоимость трехмесячного однократного пригласительного письма, оформляемого в течение 12 рабочих дней, оставляет 3,5 тыс.; в течение 6 рабочих дней — 4,5 тыс.; в течение 5-7 рабочих дней — 8 тыс. руб.
  3. Стоимость двукратного пригласительного письма, оформляемого в течение 12 рабочих дней, составляет 2,5 тыс.; в течение 6 рабочих дней — 4 тыс.; в течение 5-7 дней — 7,5 тыс. руб.

Елена Смирнова – Делопроизводство для секретаря

Письма-предложения (оферты) – возможно, наиболее характерный образец коммерческой переписки.

Имеет целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции.

Отличительная особенность оферты – исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.).

Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным (или необходимым) прибегать к постскриптуму, вследствие чего часть важной информации оказалась недоступной для адресата. Поскольку вернуть уже отправленное деловое письмо “с полдороги” нельзя, автор может отправить, что называется, вдогонку письмо-дополнение.

Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно является продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма – его дату, номер и т. п.). Именно с этого и следует начинать послание, например, так: “Данное письмо является дополнением к…”.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector