Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

Является ли приказ обязательным для каждой организации

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

10 марта 2014 года №35

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него – исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.

Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь – от её наличия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций – к ведению и хранению трудовых.

Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица.

Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225. Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:

  1. Форму ТК нового образца и вкладыша в трудовую книжку.
  2. Действительность ТК старого формата, продолжение их функционирования без обмена.
  3. Необходимость наладить производство бланков нового образца для ТК и вкладышей.
  4. Порядок обеспечения работодателей бланками.
  5. Инструкцию по ведению трудовых книжек и вкладышей, с порядком разъяснения работодателям всех положений и нюансов.
  6. Правила ведения и хранения ТК. (например, как вшить вкладыш в трудовую)

Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.

Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.

Далее в статье мы рассмотрим трудовые книжки, порядок учета ведения и хранения.

В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:

  1. Постановление Правительства РФ 01.03.2008 г. за № 132.
  2. Постановление от 25.03.13 г. за № 257.

Регистрация осуществляется при строгом учёте и контроле:

  1. Действующих книжек в журнале учёта их движения.
  2. Бланков, а также бланков вкладышей в приходно-расходной книге.

Ответственный за ведение ТК сотрудник (см. тут) получает бланки вкладышей под расписку, после чего бланк списывается с учётного баланса. Если при заполнении была совершена ошибка или описка, необходимо взять новый бланк и заполнить его, а старый списать актом.

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Имея статус законодательного фрагмента всей нормативной документации, на положениях Правил формулируются требования трудовых инспекторов при проверках, а также любые решения спорных вопросов, в том числе, затрагивающие исковые гражданские, а в некоторых случаях – уголовные дела.

Правила ведения и хранения трудовых книжек постановление 225.

Приказы и записи в трудовых книжках

Издаваемые работодателем приказы и записи в трудовых книжках тесно связаны — в частности, основные распоряжения по личному составу отражаются в личных делах и трудовых книжках сотрудников. Записи о замечаниях и дисциплинарных взысканиях вносятся лишь в личное дело сотрудника, если только в качестве меры взыскания не выбрано увольнение (тогда соответствующая запись появится и в книжке).

Специальный приказ о записи в трудовую книжку в 2019 году издавать не нужно: основанием для внесения новых сведений в документ становится стандартные приказы о кадровых изменениях, утвержденных руководством организации. Например, сведения о трудоустройстве вносятся на основании приказа о приеме на работу, где уже содержится вся необходимая информация (паспортные данные нового сотрудника, наименование занимаемой должности, дата начала трудовых отношений).

Записи о переводе на другую должность или в другое подразделение, об увольнении, о поощрении или награждении за достижения в профессиональной сфере также вносятся на основании приказов по личному составу.

Особое внимание уделяется оформлению записей об увольнении. Неправильно указанное основание увольнения может вызвать конфликт между организацией и ее бывшим сотрудником, порой дело даже доходит до суда — и все из-за невнимательности специалиста, заполнявшего документ. Убедитесь, что запись сделана в точном соответствии с п.п.5.1-5.6 «Инструкции», а именно:

  • пронумерована арабскими цифрами по принципу сплошной нумерации;
  • указана точная дата увольнения, совпадающая с датой в приказе;
  • основание увольнения совпадает с причиной, отраженной в приказе, корректно сформулировано и указано со ссылкой на нужную статью, часть и пункт ТК РФ;
  • в графу 4 вписаны реквизиты приказа об увольнении (дата, номер).

Для изменения или дополнения указанных на первой странице личных данных работника (фамилии, имени, квалификационного уровня) приказ не нужен — основанием служит паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, документ о смене имени, фамилии или отчества. Но ни в коем случае нельзя вносить изменения исключительно со слов сотрудника. Ссылки на подтверждающие документы проставляются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью кадровика или иного уполномоченного лица.

Отсутствие на рабочем месте кадровика

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки>
  • отпуска>
  • временной нетрудоспособности>
  • увольнения>
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Предлагаем ознакомиться:  Оплачиваем сверхурочную работу правильно

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе>
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них>
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг>
  4. Проверить запас бланков>
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия>
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Приказ об исправлении в трудовой книжке

С изменением личных сведений все понятно — если работник предоставил все необходимые документы, достаточно просто зачеркнуть неактуальные данные и вписать рядом или сверху новые. А как поступить, если речь идет о некорректной записи в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»? Здесь ориентируемся по ситуации, но сразу отметим, что никаких зачеркиваний и помарок в разделах с информацией о работе и поощрениях быть не должно.

Любые исправления сводятся к новым записям, которые вносятся ниже, в свободные строки, и получают свои порядковые номера. Например, если сотрудник восстановлен на работе по решению суда, работодатель признает недействительной ранее сделанную запись об увольнении путем внесения новой. Отдельный приказ не нужен: в качестве документа-основания ссылаемся на приказ о восстановлении в должности, отменяющий действие распоряжения об увольнении.

По такой же схеме исправляются неточные или не соответствующие действительности записи о переводах, награждении, трудоустройстве.

Важно: если запись по сути верна, но реквизиты документа-основания указаны с ошибкой, все равно придется сделать новую запись — с аналогичной формулировкой и правильными реквизитами.

Иногда ошибка кроется исключительно в дате, но оставлять такие «мелочи» без внимания нельзя. Если работник обнаружил неточность после получения трудовой книжки на руки (например, для оформления пенсии), он должен как можно скорее написать заявление на имя руководителя организации с просьбой исправить допущенную ошибку.

Ответственность за нарушение условий

Для того чтобы соблюдались условия, вменяющие работодателю повышенную ответственность за хранение книжек – проводятся рейды со стороны трудовой инспекции, уполномоченной на курирование кадрового делопроизводства. Их проверки носят профилактический характер, а каждое нарушение облагается штрафом.

После того как работодателю выписывается штраф, сумма которого зависит от формы предприятия и объёма хранящихся книжек, а также от количества нарушений, допущенных в отношении их хранения, ведения или заполнения.

На этом уровне регулирования порядка в кадровых документах, ответственность определяется в соответствии со ст.22 ТК РФ, которая оглашает принципы и правила надлежащего подхода работодателя к вопросу ведения и хранения трудовых.

Ст. 353 ТК РФ делегирует полномочия по инспектированию работодателей трудовой инспекции. Выявленные ей прорехи в кадровом делопроизводстве облагаются штрафами. В соответствии со ст. 357 ТК РФ инспектора имеют право запрашивать для проверки любую документацию, связанную с ведением и хранением книжек и вкладышей.

Проверка осуществляется по основным, самым значимым параметрам кадровой деятельности. За неисполнение необходимых обязательств, опирающихся на нарушение трудового законодательства, взыскиваются штрафы в соответствии с п.1, ст. 5.27 КоАП РФ, которые составляют:

  1. Для должностных лиц 1-5 тысяч рублей.
  2. Для индивидуальных предпринимателей – в том же размере или в качестве альтернативы – приостановление деятельности ИП до 90 суток.
  3. На компании имеющие статус юр. лица штрафы значительно выше: 30-50 тысяч рублей или приостановление деятельности на тот же срок.

Если должностное лицо не исправило указанные недочёты в деятельности, ему могут вменить дисквалификацию на срок от одного до двух лет.

Более мелкие недочёты, которые могут быть обнаружены повсеместно в деятельности не совсем аккуратного кадровика или индивидуального предпринимателя наказываются штрафами от 300 до 500 рублей. А если подобные замечания обнаруживают в деятельности юр. лица – штрафы могут составлять 3-5 тысяч рублей.

Работодателю необходимо иметь в виду, что малейшая оплошность может привести его к уголовной ответственности за халатность или подделку документов, если он исправит запись ненадлежащим образом или приобретёт бланк трудовой ненадлежащего качества.

А данная ответственность предполагает крупные штрафы и возможность более серьёзного наказания. Кроме этого работник может взыскать с работодателя за моральный ущерб и вменить ему в ответственность решением суда – восстановить полностью утраченный стаж работы на предприятиях, где он трудился ранее.

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

«Шапка» документа должна включать в себя:

  • название документа(с обозначением сути);
  • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  • наименование предприятия;
  • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
  • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Предлагаем ознакомиться:  Как проверить сберигательную книжку

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

1. Ответственность за ведение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица.

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника, чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек, то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам, то при этом издается специальный приказ (рис.1).

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд, должны вести трудовые книжки всех своих работников и следить за правильностью их заполнения. Приемом, выдачей, оформлением и хранением обычно занимается уполномоченный сотрудник — секретарь, бухгалтер, представитель кадровой службы предприятия. Когда руководитель компании издает приказ на ответственного за трудовые книжки, он делегирует ему следующие обязанности:

  • внесение записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;
  • оформление трудовых книжек работникам, трудоустраивающимся впервые;
  • оформление новых книжек или дубликатов работника, утратившим предыдущий экземпляр по причине кражи, пожара, утери и т.д.;
  • исправление неверных записей и дополнение сведений о сотруднике на основании дополнительных документов (приказов, распоряжений, справок, свидетельств);
  • вклейка вкладыша установленной формы, если в бланке не осталось свободного места для записей;
  • контроль сроков оформления трудовых книжек для всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней, за исключением совместителей, для которых данное место работы не является основным;
  • выдача трудовой книжки ее владельцу на время (только по письменному заявлению в целях обязательного социального страхования) и при увольнении, оформление выписок из для передачи в другие инстанции;
  • ведение «Журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», а также приходно-расходной книги бланков.

Регламентирующие хранение, ведение и учёт трудовых книжек основания

При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.

Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил, которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.

Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.

Предлагаем ознакомиться:  Иск о выселении в какой суд подавать

Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.

Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут). Каждая внесённая запись о перемещении работника:

  • приём;
  • увольнение;
  • повышение или понижение в должности,

должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.

То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:

  1. Со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указывающую на причину увольнения.
  2. За должным порядковым номером.
  3. Удостоверив подписью и печатью.

Всё это приводится в соответствие:

  • с датой, когда уволенный гражданин прекратил деятельность;
  • с приказом:
  • датой расторжения договора.

Получение ТК её владельцем осуществляется:

  • не позднее 3 дней;
  • под роспись;
  • с записью в карточке и журнале.

Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Хранение документа

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Где хранятся трудовые книжки работников?

Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.

Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК – это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк – документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.

Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:

  • при пожаре;
  • при затоплении помещения;
  • при краже,

работодателю придётся давать отчёт о хранении этих важнейших документов. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными – будет вменена ответственность.

Поэтому среди работодателей сложились негласные правила – усиливать хранение ТК посильными способами, учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.

Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.

На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная (должностная) халатность.

В этом есть свой резон – ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю. Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье.

Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению – её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу (сейфе), где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца.

По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения – 50 лет.

Списание ТК может производиться:

  1. По окончании срока хранения в архиве.
  2. При порче книжки и заведении новой.
  3. При порче бланка в процессе заполнения, когда ошибка допущена при заполнении титульного листа или первой записи.

При ликвидации составляется акт, в котором даётся перечень членов комиссии, назначенной ответственной за списание и список трудовых, которые подлежат уничтожению.

Акт обязательно должен содержать информацию:

  • о причине списания;
  • серии и номера книжек;
  • фамилии владельцев.

Акт должен утверждаться:

  • ответственным лицом;
  • работодателем.

После проведения процедуры списания, все списанные книжки должны быть уничтожены, о чём в акте списания, за подписью комиссии должна быть сделана особая пометка.

Акт списания трудовых книжек — образец.Акт приема-передачи трудовых книжек — образец.

Заключение

Ведение и хранение трудовых на предприятиях всех видов собственности – вопрос предельно ответственный. Ответственность вменяется руководителю, а также кадровым работникам, бухгалтерам и уполномоченным лицам, по усмотрению работодателя.

За допущенные нарушения работодателю и ответственным лицам могут вменяться штрафы. За массовую порчу трудовых книжек по недосмотру работодателя или за их пропажу, он может быть привлечён не только к административной, но и к уголовной ответственности за должностную халатность.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец 2019

Сами трудовые, а также их бланки и бланки вкладышей должны приобретаться надлежащим образом, в специализированных компаниях, подлежать строгому учёту и контролю.

Доверенность на покупку трудовой книжки — образец.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector