Приказ об отмене командировки — примеры составления и образцы

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Докладная или служебная записка оформляется в соответствующем образце и адресуется непосредственному директору предприятия или ответственному лицу, который составлял документальное обеспечение предстоящей командировки. В документе должна быть отображена причина отмены поездки и цель, для которой она планировалась. Так же, в служебной записке необходимо указать номер приказа и должность сотрудника, которого отозвали из командировки.

Приказ, как и служебная записка, составляется в произвольной форме, но документ должен включать в себя следующие пункты:

  • непосредственное распоряжение директора фирмы об отмене поездки;
  • должность, фамилию, имя и отчество отзываемого из командировки сотрудника;
  • информацию о назначении ответственного работника, отвечающего за возврат всех материальных средств и оформление авансового отчета;
  • указать основание, служащее отменой поездки.

Все необходимые документы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приказов и распоряжений. Сверху бланков проставляется регистрационный номер, а в нижнем блоке информации проставляется подписи начальника, ответственного лица и сотрудника, который должен был отправиться в командировку.

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

  • должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
  • проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
  • прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
  • приводится информация по командируемому — полное имя и занимаемая должность;
  • необходимо указать на основание — служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
  • составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
  • в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы — служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 г.»;— подпись.Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки.

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Примечание. Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ).

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:— выплачены суточные в полном размере (п. п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);— возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. п.

Эту и другие консультации по актуальным вопросам вы найдете в информационном банке «Бухгалтерская пресса и книги» системы «КонсультантПлюс».

Если у работодателя возникает потребность отменить командировку работника, то сделать это можно, оформив приказ об отмене в свободной форме.

¦ ¦ ¦ ¦начальник отдела кадров Севильская О.О. Севильская 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦главный бухгалтер Аметова Е.Е. Аметова 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦начальник юридического отдела Аркадиев Н.Н. Аркадиев 22 апреля 2013 г.¦ ¦ ¦ ¦ведущий юрисконсульт Пастушков И.И. Пастушков 24 апреля 2013 г.¦ —————————————————————————

Источник — «Зарплата», 2013, № 5

ОТМЕНА
КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ

Особенности направления работников в служебные командировки регулируются постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
А постановлением правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 8 января 2015 оформление командировочных удостоверений отменено.

Поэтому в 2015 году оформлять командировочное удостоверение не нужно.

Отмена связана с тем, что командировочные удостоверения признаны вдруг лишними документами.

Б.Г. Нуралиев, руководитель фирмы 1С и одновременно руководитель рабочей группы Агентства Стратегических Инициатив, комментируя отмену командировочных удостоверений, заявил:
«Считаю отмену командировочных удостоверений очень прогрессивным шагом. Данная мера позволит сэкономить миллионы человекочасов ежегодно, улучшить настроение миллионам сотрудников российских компаний, направляемых в другие города. В командировке время дорого, и тратить его на поиск исполнителя принимающей стороны, который может поставить печать и подпись на командировочном удостоверении, неэффективно. Минфин очень сбалансировано подошел к решению проблемы, оставив всего один документ (приказ) вместо четырех (командировочное удостоверение, служебное задание, приказ, отчет) для направления сотрудника в командировку и подтверждения обоснованности расходов. Сами расходы по-прежнему будут признаваться на основании авансового отчета с приложенными к нему первичными документами.»

Теперь вместо 4-х документов (приказа, командировочного удостоверения, служебного задания, отчета) для направления работника в служебную поездку и обоснования расходов достаточно будет только одного документа – приказа.

С 1 февраля 2015 года изменение коснется и госслужащих (согласно Указу президента РФ от 12 декабря 2014 г. № 765).

Срок пребывания в командировке теперь будет определяться по проездным документам.
Ранее для отчета сотруднику необходимо было отмечаться в местах пребывания.
Теперь достаточно проездных документов.
Если работник использует для служебной поездки личный транспорт, то для отчета необходимо предоставить служебную записку, подкрепленную квитанциями или кассовыми чеками.

P.S.
Так ли уж упростился порядок документального оформления служебных командировок на самом деле? Давайте разберемся.

При направлении работника в командировку в 2015 году надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д.
И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись.

Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, авансовый отчет.

Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контрольных органов.

Так каков список документов для оформления командировки в 2015 году?

Документы для оформления командировки в 2015 году следующие:
1. Приказ о направлении в командировку;
2. Журнал учета командированных сотрудников (поставить отметки); 3. Табель учета рабочего времени (поставить отметки);
4. Авансовый отчет работника;
5. Служебная записка работника (если он едет на личном автомобиле).

Раньше, до 2013 года, документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать, но брать из него формы уже не обязательно — первичные документы организации теперь могут разрабатывать сами или дорабатывать с помощью компьютера с учетом своих потребностей.

Самый первый документ, который нужно оформить для командировки, — приказ о направлении работника в командировку (за основу можно взять бланк формы № Т9а).
В нем указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.
Обратите внимание: форму Т9а нужно доработать, исключив из нее упоминание о служебном задании (вторую снизу строку).

Факт выезда работника в командировку следует зафиксировать в специальном журнале учета командированных работников и в табеле учета рабочего времени.
Как только работник отбывает в командировку, этот факт нужно зафиксировать в каких-то специальных документах, так как за дни командировки выплачивается средний заработок согласно статьи 167 Трудового кодекса.

И мы должны ведь знать, сколько дней работник отсутствовал на работе.

Прежде всего факт выбытия работника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных работников.

Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно.
В нем указываются ФИО работника, наименование организации, в которую командируется работник и пункт назначения.
Так как теперь командировочное удостоверение не оформляется, в графе об удостоверении следует указывать прочерки.

Вскоре Минздрав утвердит новую форму документа, а пока нужно пользоваться старой.

Кроме того, дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени.

Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К.

При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Предлагаем ознакомиться:  Документы в суд по потере кормильца

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Это будет означать, что работник трудился в командировке в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам согласно статье 153 Трудового кодекса РФ.

Образец приказа

Если был издан приказ о направлении в служебную поездку, то она должна состояться в соответствии с его предписанием. Для отмены командировки необходимо издать отдельный образец, который будет указывать на соответствующую причину:

  • командирование работника перестает быть востребованным;
  • наличие личных обстоятельств, из-за которых сотрудник не может исполнить поручение;
  • невозможность отбыть в установленный срок из-за болезни;
  • имеются чрезвычайные обстоятельства — стихийные бедствия, аварии или иные обстоятельства, препятствующие исполнению обязанностей.

Текст приказа об отмене командировки должен включать в себя основание — документ, по которому отменяется назначение. Обычно им является служебная записка, которая и указывает на причину. Соответственно она же прилагается к основному акту.

Также при составлении необходимо указать, какой документ отменяется текущим приказом. Если процедура выдачи командировочных уже была осуществлена, то следует также оговорить и возврат денег, а также возмещение убытков, связанных с возвратом билетов и других предварительных расходов.

Для лучшего понимания данных моментов, можно рассмотреть примеры отмены командировок на отдельных образцах.

Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет. И на основании представленных документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете и произвести расчеты с работником как с подотчетным лицом.

Тот факт, что командировочные удостоверения в 2015 году отменены вовсе не означает, что теперь не требуются другие документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.

Фактический срок пребывания работника в пункте командирования нужно определять, разглядывая проездные документы, напрягая зрение, представляемые работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Служебную записку следует заполнить в произвольной форме и представлять по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Предлагаем ознакомиться:  Дарственная или завещание: что лучше и дешевле для квартиры или дома, в чем разница оформления

То есть служебную записку нужно приложить к авансовому отчету.

При командировке заграницу время командировки определяется по отметкам в паспорте (сделайте ксерокс и приложите к авансовому отчету). При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, дата пересечения государственной границы Российской Федерации будет определяться по проездным документам (билетам).

Таким образом, резюмируя все вышесказанное, можно утверждать, что особого облегчения в деле должного документального оформления командировок, несмотря на отмену командировочных удостоверений, никак не наблюдается, а для самих командированных работников и бухгалтеров — еще и обременяется.

Все таки какая красота была с командировочными удостоверениями: отметили дату отъезда, по месту командировки — заверили дату прибытия и убытия, отметили дату возвращения и от этого дальше «танцевали». Все было просто и понятно: сколько суточных, проезд, проживание и так далее. А сейчас вот сиди и бди: билеты, какие там даты, служебные записки, отдельные журналы. Кому это надо, а главное зачем?

  • Название командирующей организации и данные руководителя;
  • Сноски на служебную записку, которая будет являться основанием для отмены командировки;
  • Данные о приказе, который отменяется;
  • Должность сотрудника, относительно которого рассматривалась служебная записка, его ФИО;
  • Действия, которые следует произвести работнику в связи с отменой командировки и сроки их исполнения (сдача отчета, командировочного удостоверения, авансового платежа и пр.).

Приказ подписывается руководителем и подается на ознакомление работнику.

Как составить приказ об отмене служебной командировки

Форма для составления — свободная.

Приказ нужно озаглавить, заголовок может выглядеть так — «об отмене командировки».

Обязательно ставится дата оформления, проставляется нумерация приказа.

В начальной части текст пишется основание для отмены — с чем связаны изменения.

Далее располагается распорядительная часть бланка, где руководитель требует произвести следующие действия:

  • отменить командировку сотрудника (поясняется, о каком сотруднике идет речь, и каким приказом оформлено его отправление в поездку);
  • возложить контроль за исполнением на ответственное лицо (его должность и ФИО вносятся в приказ).

Чтобы оформить приказ об отмене нужно основание, оно должно быть документально изложено. Например, отпала потребность в командировке. В этом случае составляется служебная записка начальником подразделения.

Приказ утверждается, подписывается, регистрируется. С ним знакомятся работник, чья командировка отменена, а также ответственный за исполнение документа.

Обратите внимание, если на отмененную командировку потрачены деньги, то они не облагаются страховыми взносами и с них не удерживается подоходный налог. Эти затраты также нельзя принять в расходы по налогообложению на любой налоговой системы (кроме штрафов).

В части налогообложения в расходы можно принять только штрафы за возврат билетов и отказ от гостиницы. Остальные траты по отмененной командировке не принимаются (затраты на получение визы, заграничного паспорта, консульские сборы). Также они не учитываются в расходах и при УСН.

Если необходимо продлить командировку работника, то нужно оформить приказ по такому образцу.

Как правильно вернуть авансовые средства, не используемые из-за отмены командировки?

Отчетные финансовые средства, выданные сотруднику для проезда и проживания в другом городе или регионе, куда он должен был отправиться в командировку, должны быть возвращены в кассу фирмы не позднее, чем спустя три дня, отсчитываемых с первого дня выхода на работу отозванного сотрудника после процедуры отмены поездки. Основным, подтверждающим возврат денег и материальных ценностей документом, служит авансовый отчет, который необходимо заполнить по форме АО-1.

Если отзыв сотрудника из командировки прошел не заранее, а во время ее прохождения, то такой работник обязан вернуть исключительно неиспользованные средства – возмещать материальные потери по уже потраченным финансам он не обязан, если командировка сорвалась не из-за действий человека, нарушавшего уставные порядки учреждения.

  • сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
  • составление служебной записки с указанием на причины отмены;
  • издание приказа об отмене командировки;
  • возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.

Документы

Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:

  • приказ;
  • служебная записка;
  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.

Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?

Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.

Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?

Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.

Финансовая и бухгалтерская сторона вопросаРассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.

фото-1

Авансовый отчет-ao-1

Предлагаем ознакомиться:  Как проходит бракоразводный процесс если есть дети

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

  • документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
  • справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

  • удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
  • цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Проводки

Д-т К-т Наименование хозяйственной операции
71 50 Выданы средства из кассы
20 71 Списание издержек на билеты без НДС
20 71 Списание издержек на гостиницу без НДС
20 71 Списаны суточные
50 71 Сотрудником возвращен остаток средств в кассу

Причины

Снятие задания по направлению сотрудника в служебную поездку оформляется отдельным приказом начальника организации (предприятия).

При этом обязательным пунктом является указание в представленном документе причины, по которой отменена командировка.

В случаях, когда отказ от командировки исходит от самого работника, начальство может принять решение о направлении другого сотрудника, имеющего достаточную квалификацию для выполнения соответствующего задания или отменить поездку.

Все причины отмены служебных поездок можно классифицировать на:

  • Связанные с ухудшением самочувствия (командируемого сотрудника, одного из группы направленных работников, близких членов семьи таких трудящихся) — что делать, если открыт больничный;
  • Указывающие на прекращение необходимости в направлении работников на выполнение трудовой функции не по месту основной работы;
  • Выплывающие из семейных обстоятельств сотрудника;
  • Следствия погодных условий.

В первом, из выше указанных, случае важно отметить, что ухудшение состояния здоровья, которое предшествовало дате начала командировки является основанием для ее отмены.

Если же работник заболел уже находясь в командировке, по его письменному согласию она может быть продолжена.

В противном случае принимается решение о досрочном окончании командировки.

Следует иметь в виду, что, как правило, непосредственное основание отмены командировки указывается в служебной записке, а не в приказе.

Такая записка прилагается к основному документу, который должен содержать в себе информацию о приказе о направлении работника в служебную поездку.

Выше указывались причины, по которым служебная поездка может быть отменена.

Одним из таких оснований, не зависящем от самого работника, является прекращение необходимости в осуществлении последним своей трудовой функции не по месту основной работы (например, был издан приказ о командировании механика предприятия (организации) на другое предприятие (в организацию) для устранения неисправности техники, однако еще до начала командировки принимающая сторона уведомила об устранении поломок собственными силами).

Указанный документ должен содержать информацию о причинах, по которым работник направлялся в служебную поездку и в связи с чем в ней отпала необходимость.

На основании служебной записки оформляется приказ об отмене командировки с описанием последствий такого решения (возврат работником остатка аванса на командировку, сдача проездных документов, если они уже были приобретены, внесение изменений в документацию бухгалтерской отчетности и т.п.).

Законом запрещено вносить коррективы в приказ о направлении в служебную поездку, следует оформлять два отдельных документа.

Несмотря на то, что семейные основания могут служить основанием для отмены командировки, законодатель не предусмотрел их подробный перечень, считающийся уважительным для соответствующего ходатайства (однако, закон указывает категории граждан, которых нельзя направлять в поездки для реализации своих трудовых функций и таких, от которых обязательно требуется письменное соглашение – беременные, родитель ребенка до достижения последним 36 месяцев, граждане, имеющие на иждивении нетрудоспособных родственников и пр.).

Принимать решение о весомости личных обстоятельств работника для того, чтоб отменить его направление в служебную поездку, должен работодатель.

В случае, когда у сотрудника возникли личные непредвиденные ситуации, в связи с которыми он не может покинуть место постоянной работы, ему следует написать на имя начальника (лица, которым подписан приказ о направлении в командировку) служебную записку с детальным изложением случившегося и ходатайством об отмене командировки.

Для удовлетворения прошения начальством, необходимо подкрепить записку подтверждающими документами (например, медицинской справкой о болезни близкого родственника).

Если женщина на момент издания и подписания приказао направлении в служебную поездку не знала о своей беременности, она также имеет право предоставить соответствующие ведомости своему руководству в служебной записке, что станет законным основанием невозможности направления ее в какие-либо командировки.

Выводы

Законодатель предусматривает возможность отмены или переноса служебной поездки. Решение о снятии с повестки командировки принимает руководство на основании служебной записки.

Не смотря на исчерпывающий перечень уважительных причин для отмены командировки, окончательное решение принимается по рассуждению работодателя.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

Приказ об отмене командировки — примеры составления и образцы 7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь

Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector