Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

Виды документов в организации

Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы{q} Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы — регистры учета.

Первичные документы и регистры учета

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Первичные учетные документы подписывает лицо (лица), совершившее (совершившие) сделку, операцию и ответственное (ответственные) за ее оформление, либо лицо (лица), ответственное (ответственные) за оформление свершившегося события, с указанием их должности, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пп.пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Регистры бухгалтерского учета подписывает также лицо, ответственное за их ведение (пп.пп. 6, 7 ч. 4 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Таким образом, полагаем, что в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ список лиц, ответственных за оформление первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета, может определить руководитель (либо иное должностное лицо с соответствующими полномочиями) организации, выполняющей по договору услуги по ведению бухгалтерского учета.

Таким образом, полномочия на подписание бухгалтерских документов (первичных и регистров учета) могут содержаться и в самом договоре на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета. В договоре стороны согласовывают лиц (сотрудников исполнителя), которые наделяются правом подписи документов, перечисленных в договоре (приложении к нему).

Подпись должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и их оформление, является обязательным реквизитом для первичных документов согласно ст. 9 Закона N 402-ФЗ, к тому же перечень указанных лиц должен утверждаться руководителем хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером.

Далее рассмотрим вопрос наделения правом подписи документов, не являющихся первичными и не относящихся к регистрам бухгалтерского учета.

Примеры первичной документации

Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:

  • ТОРГ-12 или транспортная накладная;
  • счет-фактура;
  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • акты выполненных работ и услуг;
  • акты передачи материальных ценностей;
  • товарно-транспортная накладная;
  • платежные поручения и выписки банка;
  • требование на выдачу материальных ценностей.

К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности — оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.

Бухгалтерская отчетность

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcopyrightru

В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации и руководителем специализированной организации (централизованной бухгалтерии) либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет (п. 17 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», п. 38 Положения N 34н).

При этом полномочия на подписание бухгалтерской отчетности могут содержаться как в договоре на оказание услуг, так в отдельной доверенности.

Регламент

Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.

Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.

Кассовые и банковские документы

Для начала отметим, что Закон N 402-ФЗ, в отличие от действовавшего до него Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), не содержит положений, устанавливающих, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ч. 3 п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности:

  • Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У) и

  • Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» (далее — Положение N 383-П).

Предлагаем ознакомиться:  Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете

1. Пунктом 4 Указания N 3210-У определено, что кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее — руководитель) из числа своих работников (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись.

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

Таким образом, мы видим, что под «кассиром» понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. Под «руководителем» в рамках Указания N 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.

Согласно пп. 4.2 Указания N 3210-У кассовые документы оформляются:

  • главным бухгалтером;

  • бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер);

  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Таким образом, правом ведения кассовых операций, а также подписания кассовых документов, по сути, может быть наделено любое уполномоченное на то лицо. В том числе такие права могут быть возложены на любого работника организации, с которой на основании ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Следует отметить, что ни в Указании N 3210-У, ни в каких-либо других документах Банка России не разъясняется, кто вправе уполномочить работника юридического лица выполнять функции руководителя (вести кассовые операции, подписывать кассовые документы) и каким документом это должно оформляться. Законом N 402-ФЗ не разъяснен порядок проставления подписи и перечень должностных лиц, уполномоченных на подписание первичных документов.

Поэтому руководитель организации-заказчика может утвердить такой список (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. … Закона N 402-ФЗ»). Отметим, что руководитель организации может передать часть своих полномочий (в частности, право подписи первичных документов) другому лицу.

В этой связи и с учетом всего сказанного выше полагаем, что в рассматриваемом случае руководитель организации-заказчика может возложить обязанности по подписанию кассовых документов на сотрудника организации-исполнителя. При этом указание на поручение подписывать кассовые документы должно быть отдельно указано в договоре на ведение бухгалтерского учета.

2. Что касается подписания банковских документов, то для возникновения полномочий на распоряжение от имени организации средствами, находящимися на расчетном счете, необходимо соблюдение специального порядка (п. 1 ст. 847 ГК РФ), который предполагает, в частности, оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати, вместе с которой в банк должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия указанных в карточке лиц, а также документов, удостоверяющих их личность (п. 7.5, п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).

Для оформления карточки в банк представляется документ, подтверждающий наличие у лица, наделенного правом подписи, соответствующих полномочий (абзац второй п. 1.12, пп. «г» п. 4.1 и п. 7.5 Инструкции). Таким документом может быть, в частности, доверенность (п. 1 письма Банка России от 11.12.2014 N 31-2-6/7019).

Реквизиты документов

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

  • наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
  • банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
  • номер и дата документа;
  • номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
  • единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
  • итоговая сумма по всем позициям в документе;
  • подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
  • марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
  • количество мест, масса и категория перевозимого груза;
  • основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.

Документы, предусмотренные НК РФ

Согласно ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя. Таким представителем может являться и специализированная организация.

Уполномоченный представитель налогоплательщика (налогового агента) — организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ, если иное не предусмотрено НК РФ (ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57).

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytadvertiseru

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (письма Минфина России от 25.04.2017 N 03-02-08/24718, от 08.04.2016 N 03-02-08/20028).

Предлагаем ознакомиться:  Текст брачного договора пример

Как следует из писем ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@, Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227, в случае невозможности подписания документов директором участие в налоговых отношениях возможно только на основании доверенности (приказа или условий договора с обслуживающей организацией для этого недостаточно).

В рассматриваемой ситуации, если достоверность и полноту таких сведений подтверждает организация-исполнитель, то в налоговой декларации (расчете) указывается основание представительства (наименование документа, свидетельствующего о наличии полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)). При этом к налоговой декларации (расчету) следует приложить копию документа, подтверждающего полномочия специализированной организации на подписание налоговой декларации (расчета).

Счет-фактура не является первичным учетным документом. Он применяется только для целей главы 21 НК РФ и служит основанием для принятия покупателем предъявленных сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном указанной главой (п. 1 ст. 169 НК РФ).

В строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» достаточно проставить подписи уполномоченных лиц и указать их фамилии и инициалы. Возможно также указание дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должностей уполномоченных лиц, подписавших счет-фактуру (письма Минфина России от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39)*(3).

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

Из писем ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@, Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227 следует, что в случае невозможности подписания документов директором участие в налоговых отношениях возможно только на основании доверенности (приказа или условий договора на ведение учета недостаточно).

В настоящее время рассматривается Проект федерального закона N 620132-7, которым в частности, в Закон N 402-ФЗ планируется включить норму, согласно которой требования главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухучета, должностному лицу, на которое возложено его ведение, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

— Вопрос: Какими нормативными актами следует руководствоваться при разработке должностной инструкции бухгалтера при процедуре передачи дел в случае увольнения главного бухгалтера{q} (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.);

— Вопрос: В организации (ООО) отсутствует главный бухгалтер. Ведение бухгалтерского учета передано на основании договора сторонней организации. В организации существует локальный нормативный акт, регламентирующий использование ее печати, однако положений относительно передачи печати для использования ее другим лицом, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета, в нем не предусмотрено.

Представляется ли возможным передать печать организации («для справок») для использования в другое предприятие, которое оказывает первой организации бухгалтерские услуги на основании договора в целях ускорения оформления справок (форма 2-НДФЛ и др.) для сотрудников{q} (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2017 г.);

— Вопрос: Организация самостоятельно не ведет бухгалтерский учет, передав осуществление этой функции по договору другой организации. Между организациями заключен договор на оказание услуг в области ведения бухгалтерского и налогового учета, подготовки отчетности, казначейских операций, выполнения функций по расчетам с персоналом.

Имеет ли право в рамках оказания услуг по данному договору организация-исполнитель хранить у себя в архиве документы организации-заказчика (первичная, иная бухгалтерская и налоговая документация, документы по личному составу, а именно табели учета рабочего времени, расчетные ведомости и т.п.){q} (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2016 г.).

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТТкач Ольга

Ответ прошел контроль качества

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

5 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

*(1) смотрите подробнее:

  • Энциклопедия решений. Стороны договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

  • Энциклопедия решений. Форма и условия договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

  • Энциклопедия решений. Договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

*(2) В соответствии со ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами.

Законодательством не предусмотрен запрет на передачу работодателем функций по ведению кадрового учета сторонней организации. Однако ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя. Передача указанных функций иным лицам не соответствует трудовому законодательству и может явиться основанием для привлечения работодателя и (или) его должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

*(3) Отметим, что НК РФ не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий.

Предлагаем ознакомиться:  Что делать если не платят зарплату куда обращаться. Что делать и куда обращаться если не платят или задерживают зарплату

Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, Президиума ВАС РФ от 20.04.

Кто может подписывать первичные документы

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

  • отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
  • право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

  • из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
  • в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, — все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:

  • генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
  • главный бухгалтер;
  • кладовщик, отпустивший товар;
  • водитель, принявший товар к перевозке;
  • кладовщик, принявший товар на склад;
  • специалист, принявший к учету документацию;
  • сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.

Доверенность на подпись

Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил.

Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное — на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.

Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный — на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.

В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц — водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая — самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика.

Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей — сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.

Электронная подпись

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpolicyandsafetyru

Первичка может быть подписана и другим способом — электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector