Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

Когда нужно получать у работников согласие на обработку персональных данных

Проверяющие выяснят, получала ли кадровая служба согласие работника на обработку данных в случаях, когда оно требуется. Не всем понятно, когда согласие предполагается по умолчанию, а когда нужен письменный документ.

Пояснения. Поскольку сотрудник выступает стороной трудового договора, получать у него согласие на обработку персональных данных не обязательно. Но собирать информацию о сотруднике работодатель может строго в ситуациях, указанных в законе, коллективном договоре и локальных актах (п. 2, 5 ч. 1 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г.

https://www.youtube.com/watch{q}v=https:accounts.google.comServiceLogin

№ 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ, абз. 1, 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г., далее – Разъяснения). Например, работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать персональные данные, которые получил: – по результатам обязательного предварительного медосмотра (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений);

– из документов, которые работник предъявил при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ);– от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений);– из резюме кандидата, размещенного в сети Интернет и доступного неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений).

Не требуется согласие и на обработку данных в объеме, предусмотренном личной карточкой формы № Т-2. В том числе можно запросить у работника информацию о его близких родственниках (п. 2 Разъяснений).

Чтобы узнать дополнительную информацию о работнике, например, номер его мобильного телефона или адрес личной электронной почты, потребуется согласие. Ведь если такие сведения отсутствуют, это не мешает исполнять трудовой договор. Поэтому, чтобы исключить спорные ситуации, рекомендуем все же при приеме на работу получить у сотрудника письменное согласие на обработку данных и включить в него информацию, которая нужна для эффективного взаимодействия с работодателем.

Пояснения. Чтобы изготовить пропуск, получите письменное согласие работника использовать его фотографию. В этом случае фото нужно, чтобы идентифицировать человека, а значит, оно относится к биометрическим персональным данным. Их можно обрабатывать только с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ).

Если письменное согласие не получить, Роскомнадзор выдаст предписание (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/2013). За обработку биометрических персональных данных без письменного согласия работодателю как минимум сделают предупреждение или оштрафуют. Для должностных лиц штраф может составить от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций – от 15 000 до 75 000 рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

Предлагаем ознакомиться:  Как убрать судимость из базы данных

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Что такое служба защиты персональных данных{q}

Много вопросов вызывает хранение личных документов работников в кадровой службе организации. Разберемся, какие есть ограничения и нужно ли проставлять на документах с персональными данными специальные грифы.

Пояснения. Работодатель нарушает закон, если собирает и хранит лишние данные о сотрудниках. Роскомнадзор может обязать компанию устранить нарушение, а с 1 июля 2017 года – объявить предупреждение или оштрафовать. За это нарушение закон предусматривает наказание в виде предупреждения или штрафа. Для должностных лиц штраф может составить от 5000 до 10 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон. Нельзя обрабатывать лишнюю информацию «на всякий случай» (п. 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Установить личность соискателя при приеме на работу можно, если он предъявит паспорт (ст. 65 ТК РФ).

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytcopyrightru

Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. Если кадровая служба хранит копии паспорта, страниц военного билета, свидетельств, то Роскомнадзор признает, что она обрабатывает избыточные персональные данные и нарушает права сотрудника. Суды в таких спорах поддерживают надзорный орган (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Чтобы избежать претензий Роскомнадзора, уничтожьте копии паспортов и иных документов сотрудников, хранить которые в компании закон не требует. Если понадобится уточнить какие-то сведения, попросите сотрудника показать оригинал документа.

Пояснения. Проставлять на папках с документами, которые содержат персональные данные, гриф ограничения доступа к документу не обязательно. Закон не устанавливает такого требования.

Работодатель должен исключить неправомерный или случайный доступ к персональным данным, в том числе к тем, которые хранятся на материальных носителях, то есть личным делам, трудовым книжкам, приказам и прочей кадровой документации (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Конкретные меры защиты и требования к местам хранения носителей персональных данных компания определяет самостоятельно в положении о защите персональных данных (п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Обычно документы на бумажных носителях хранят в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками либо специально оборудованных помещениях. Доступ к документам должны иметь только сотрудники, включенные в перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ.

Работа с личными сведениями сотрудников – процесс трудоемкий и сложный, несмотря на свою кажущуюся простоту.

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

Часто сотрудникам с доступом к персональным данным не хватает времени и знаний для того, чтобы организовать работу в полном соответствии с актуальным законодательством, именно тогда на помощь приходит Служба защиты персональных данных.

Предлагаем ознакомиться:  Доверенность бухгалтеру на расчетный счет

В ее обязанности входят разработка необходимых нормативно-правовых актов, контроль за осуществлением сбора, обработки, хранения и передачи личных сведений работников, за соблюдением безопасной защиты сведений.

Также Служба ведет обучение сотрудников, работающих с персональными данными, осуществляет автоматическое и программное сопровождение для соблюдения норм законодательства в части персональных данных.

Личные сведения человека представляют сегодня высокую ценность. Это наиболее актуально в условиях конкуренции между Операторами, в политической среде и экономической безопасности, а разглашение личной информации и распространение персональных данных чаще всего происходит с целью умышленного или скрытого вреда человеку.

Неудивительно, что законодательная ответственность за несоблюдение регламента защиты персональных данных крайне велика. И, несмотря на то, что в нашей стране работа в этом направлении начата сравнительно недавно, прогресс уже ощущается.

Первое правило: не увольняйте сотрудника, если он отозвал заявление в последний рабочий день

Работник может передумать увольняться уже после того, как подписал все документы, забрал трудовую книжку и получил расчет. Препятствовать ему в этом нельзя. Трудовой кодекс позволяет сотруднику отозвать заявление до окончания срока предупреждения работодателя об уходе (ч. четвертая ст. 80 ТК РФ, п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Такой срок истекает в день прекращения трудового договора, который является последним днем работы (ст. 84.1 ТК РФ).

Не отказывайтесь принять у работника отзыв заявления об увольнении в день ухода, иначе суд примет его сторону (определение Верховного суда РФ от 31 мая 2013 г. № 5-КГ13-43). Если сотрудник отсутствовал, то отозвать заявление он может и по почте до 23.59.59 последнего рабочего дня независимо от режима работы организации (определение СК по гражданским делам Верховного суда РФ от 10 августа 2012 г. № 78-КГ12-10). Работодатель должен принять отзыв и не увольнять работника.

Если оформили и подписали все документы, а работник отозвал заявление, скорректируйте их. Издайте приказ об отмене приказа об увольнении. Запись в трудовой книжке признайте недействительной (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В личной карточке запись зачеркните одной чертой, поставьте «Исправлено», дату и подпись лица, который вносил исправление (п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Если организация утвердила локальный акт о том, как исправлять записи в личной карточке, корректируйте запись в соответствии с этим документом.

Часто работник сам пишет заявление об уходе и не согласует с кадровиком, как правильно его составить. В итоге он подает заявление, в котором просит расторгнуть трудовой договор, но перед датой увольнения стоит предлог «с». Например, «Прошу уволить меня с 4 июля 2017 года». Кадровики толкуют так: уволить работника нужно 3 июля, а с 4 июля он уже не работает.

А сотрудник думает иначе: последний день работы у него 4 июля и в этот же день его должны рассчитать. Риск в том, что если вы уволите работника на день раньше, то нарушите его право на отзыв заявления (ч. четвертая ст. 80 ТК РФ). Он может обжаловать такое увольнение в суде (апелляционное определение Московского городского суда от 18 февраля 2016 г. № 33-4789/2016).

Если работник неконфликтный, попросите его переписать заявление и указать точную дату ухода. Если сотрудник отказывается переписать или его нет на работе, увольняйте датой, которая стоит в заявлении, несмотря на наличие предлога «с». Например, в заявлении написано «Прошу уволить с 4 июля 2017 года», увольняйте работника 4 июля.

Понять, что сотрудник подразумевал именно эту дату в качестве дня увольнения, поможет дата подачи заявления. Между предупреждением об уходе и последним днем работы должно быть ровно две недели. В случае спора суды примут сторону работодателя, так как не обращают внимание на предлог «с» в заявлении (апелляционное определение Саратовского областного суда от 1 августа 2013 г.

Допустим, вы получили от работника заявление, в котором вообще нет даты увольнения. Даже если сотрудник конфликтует и руководитель требует уволить его поскорее, не торопитесь. Делайте это только через две недели после того, как получили заявление, соблюдайте правила части первой статьи 80 Трудового кодекса.

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

Такой позиции придерживается Роструд в письме от 23 июля 2012 г. № ПГ/5521-6-1. Если уволите работника раньше, есть риск, что суд посчитает, будто работодатель самовольно определил дату увольнения, чем нарушил право сотрудника на отзыв заявления (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 14 февраля 2017 г. по делу № 33-1394/2017, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 7 ноября 2016 г. по делу № 33-14998/2016).

Если есть возможность, попросите работника дописать дату ухода в заявлении. Если его нет на рабочем месте или он прислал заявление по почте, зафиксируйте в журнале регистрации дату, когда получили письмо, отсчитайте две недели и только после этого расторгайте трудовой договор.

Пример

Работник подал заявление об увольнении по собственному желанию, но дату ухода не указал. Заявление зарегистрировали в журнале 12 июля 2017 года. Работник на связь не выходит, уточнить дату не удалось. Срок двухнедельного уведомления начинает течь 13 июля. Уволить сотрудника нужно 26 июля.

Утвердите шаблон заявления, чтобы избежать споров

Разработайте единый образец заявления об увольнении по собственному желанию, в котором сотрудник будет указывать точную дату ухода и ставить подпись. Трудовой кодекс не обязывает писать заявление от руки, работник может заполнить готовую печатную форму (определение Конституционного суда от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).

Работник может предупредить об увольнении и по почте, закон этого не запрещает (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1551-6). Иногда из заявления, которое работник отправил по почте, трудно понять, в какой день прекращать с ним трудовой договор и стоит ли принимать такое заявление. Рассмотрим несколько ситуаций.

Письмо получили позже даты увольнения. Например, сотрудник просил об уходе 11 июля 2017 года, а письмо вы получили 15 июля. В этом случае согласуйте с работником дату увольнения в день прихода письма, например 15 июля. Он перепишет заявление, укажет новую дату, и вы его уволите этим днем.

Если работник отказывается переносить день ухода, увольте его той датой, которую он указал в заявлении. Суд не посчитает это нарушением (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда РФ от 11 июля 2014 г. № 78-КГ14-12). Зафиксируйте, что получили письмо, в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

Издайте приказ текущей датой, а дату увольнения в приказе поставьте ту, о которой работник просил в заявлении. В нашем примере составьте приказ 15 июля, а дату прекращения трудового договора укажите 11 июля. Так как окончательный расчет вы будете производить позже даты увольнения, начислите работнику компенсацию за задержку выплаты заработной платы по правилам статьи 236 Трудового кодекса.

За задержку выдачи трудовой книжки вас не накажут, так как заявление об уходе вы получили позже даты увольнения. Понятно, почему в этот день вы не могли направить работнику уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте. Работодателя в этом случае нельзя привлечь к материальной или административной ответственности, поскольку его вина в задержке отсутствует. Это следует из положений статьи 234 Трудового кодекса и статей 1.5 и 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Письмо получили до даты увольнения. Работник просит уволить его 15 июля 2017 года, а само заявление работодатель получил 11 июля. Рекомендуем связаться с работником и подтвердить, что он намерен уволиться в день, который указал. После чего можете согласовать дату ухода и уволить его 15 июля (ч. вторая ст. 80 ТК РФ).

Вы вправе не согласовывать дату увольнения, если она наступает до того, как истечет срок предупреждения об уходе. В таком случае прекращайте трудовые отношения с работником через две недели после того, как получили письмо (ч. первая ст. 80 ТК РФ). В нашем примере датой увольнения будет 25 июля.

Письмо получили, но даты увольнения в заявлении нет. Например, работник отправил заявление 1 июля, но дату не указал. Работодатель получил письмо 10 июля. Если уточнить у работника дату ухода невозможно, увольняйте его через две недели после того, как получили заявление (определение Московского городского суда от 6 апреля 2012 г. по делу № 33-10040). В нашем случае датой увольнения будет 24 июля.

Предлагаем ознакомиться:  Сколько времени хранится штраф — Юридическое бюро Рада || Сколько хранится в базе данных административное правонарушение

Иногда происходит так, что день увольнения наступил, а работник отсутствует: заболел или ушел в отпуск. В этой ситуации сложно решить: уволить сотрудника, несмотря на его отсутствие, или подождать пока он выйдет на работу.

Сотрудник может расторгнуть трудовой договор, если предупредит об этом работодателя за две недели (ст. 80 ТК РФ). При этом уволить его следует датой, которую работник указал в заявлении. Даже если этот день выпадает на период его отпуска или больничного (схема ниже). Запрет на увольнение действует, когда инициатива исходит от работодателя (ч. шестая ст. 81 ТК РФ). Поэтому увольняйте сотрудника в тот день, о котором он просил в заявлении, даже если его самого в этот день нет на работе. Вы не нарушите закон.

Если сотрудник получает зарплату наличными, произведите выплату не позднее следующего дня после обращения за ней (ч. первая ст. 140 ТК РФ). Если работник болел, он должен принести закрытый больничный, а оплатить его вы вправе в течение 10 календарных дней со дня обращения (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255).

Важные выводы

1. Если работник передумал уходить и хочет отозвать заявление, примите такой отзыв. Он вправе сделать это даже в последний день работы.

2. Если в заявлении работник не указал день увольнения, то согласуйте дату с сотрудником в письменном виде. Если это невозможно, то расторгайте трудовой договор только через две недели после того, как получите предупреждение об уходе.

3. Увольняйте работника по его инициативе, даже если он в этот день был в отпуске или на больничном.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Когда нужно прекратить трудовой договор, если работник подал заявление без даты увольнения и отказался его переписать:

сразу, как получили такое заявление

через две недели после того, как получили заявление

не увольняйте вообще, так как заявление неправильно составлено

Порядок обработки персональных данных работников службой безопасности

В унифицированной форме приказа о приеме есть графа, где указывают срок окончания договора. Когда вы принимаете сотрудника по договору на неопределенный срок, ее оставляют пустой. Заполняют ее в том случае, когда заключают срочный договор и известна точная дата его окончания или событие, которое завершит трудовые отношения. Если срок договора зависит от события, его также надо прописывать в графе «с … по …».

Не исправляйте приказ, если срочный договор стал бессрочным или дату ознакомления вы напечатали

Приказ о приеме на работу ведут по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а) или иной, которую утвердит компания (образец ниже). Форму приказа работодатель определяет самостоятельно. Если вы решите разработать новую форму приказа о приеме на работу, следуйте рекомендациям. 

В приказе о приеме на работу обязательно прописывайте заработную плату сотрудника. Этот документ бухгалтерия использует, чтобы начислять зарплату. От того, как вы пропишете ее в приказе, зависит корректность выплат. Но когда условия оплаты отличаются от обычных, возникают трудности. Разберем основные ситуации.

Работник принят по совместительству. Если работник пришел работать в компанию по совместительству на 0,5 ставки, то поле «тарифная ставка (оклад)» можно заполнить двумя способами:– 15 000 рублей в месяц пропорционально отработанному времени, исходя из должностного оклада 30 000 рублей;– 30 000 рублей, но в строке «условия приема на работу, характер работы» конкретизировать: «Работа по внешнему совместительству с оплатой труда пропорционально отработанному времени».

В зарплату работника входят надбавки и премии. Если в оплату труда сотрудника входят надбавки и премии, которые носят постоянный характер, включайте их в приказ о приеме на работу. Например, если компания ежемесячно выплачивает работнику премию в соответствии с локальным актом, то в поле «надбавка» пишите: «в соответствии с Положением о премировании».

За особые условия труда работнику установили доплату. Если сотрудник должен получать надбавку за особые условия труда, например, за работу в районе Крайнего Севера, то надбавку пропишите в приказе о приеме. Так, в одном деле компанию оштрафовали, в том числе, за то, что в приказах о приеме и трудовых договорах работников не было размера районного коэффициента (решение Центрального районного суда города Новосибирска от 27 декабря 2016 г.

Не все суды согласны, что районный коэффициент должен быть в приказе о приеме. В другом деле суд решил, что в этом нарушений нет, поскольку фактически районный коэффициент начисляли, бухгалтер отразил это в расчетных листках. Штраф компании отменили (решение Пермского районного суда Пермского края от 5 декабря 2016 г. № 12-330/2016). Тем не менее безопаснее такие данные вписывать в приказ, чтобы избежать споров с проверяющими.

Закон не требует особым образом нумеровать приказы о приеме. Организация сама определяет данный порядок в локальном акте. Сделать это можно в инструкции по ведению кадрового учета или в номенклатуре дел.

На практике многие работодатели печатают дату ознакомления с приказом или карандашом прописывают дату, которую должен поставить работник. Закон этого не запрещает. Работодателю грозит штраф в одном случае: если в приказе о приеме на работу будет отсутствовать дата, когда работника с ним ознакомили (ст. 68 ТК РФ, решение Краснофлотского районного суда города Хабаровска от 30 сентября 2016 г. по делу № 12-195/2016).

Не исключено, что при просьбе кадровика расписаться в приказе позже напечатанной или вписанной карандашом даты сотрудник может отказаться подписывать документ либо зачеркнет напечатанную дату и напишет рукой текущую. Расхождение между датами вызовет у инспекторов ГИТ сомнения в правомерности постановки дат ознакомления в приказах о приеме на работу. Поэтому лучше такого способа избегать.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Кто должен утвердить разработанную в компании форму приказа о приеме на работу:

начальник отдела кадров

руководитель организации

главный бухгалтер

Строку «характер работы» заполняйте всегда, а «испытательный срок» можете оставить пустой

Как заполнять приказ о приеме на работу по форме № Т-1, сказано в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Госкомстат разъясняет, что работодатель должен заполнить строку «условия приема на работу, характер работы», и приводит примеры таких случаев: работа по совместительству, прием в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы.

https://www.youtube.com/watch{q}v=upload

Из объяснений следует, что поле заполняем, если условия и характер работы отклоняются от обычных. Но мы не можем оставить его пустым, даже если условия труда стандартные. Мы собрали частые ситуации в таблицу (ниже). Вы можете дополнить список с учетом ваших случаев в компании и раздать коллегам подсказки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector