Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек падает на ответственные лица. Трудовая книжка ответственность работодателя, который обязан вести трудовые книжки на работников проработавших  в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

После оформления работника в соответствующей должности, работодатель заполняет ТК, внося в неё основные сведения:

  • Лица ответственные за ведение трудовых книжекдату принятия на работу;
  • должность;
  • наименование организации;
  • соответствующий приказ.

Эта традиция ведения трудового делопроизводства сложилась на заре формирования Советского государства, не утрачивая актуальности, по сей день.

Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении, если работа является официальной.

Принятый Трудовой кодекс РФ осуществил переход права пользования советскими документами в новых условиях государственности, постепенно и поэтапно модернизируя регистрацию работников и их миграцию в пределах РФ.

Правовая политика в области труда нацелена на максимально безболезненную адаптацию устаревших традиций новым условиям и требованиям.

В настоящее время на одном отрезке трудовой истории уживаются трудящиеся трёх поколений. Это ознаменовано наличием единого нормативного пространства, где учтены следующие виды ТК:

  • 2004 г. выпуска;
  • 1973 г. выпуска;
  • 1938 г. выпуска.

При этом документы унифицированы независимо от источника происхождения, которым полноправно может являться другое государство, которое раньше входило в состав Союза в качестве союзной республики.

По существующим нормативам, записи, внесённые в сведения о работе до распада союза и введение Трудового кодекса РФ, являются актуальными как для определения квалификации сотрудника и его профессионального опыта, так и для учёта трудового стажа.

Важно

В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.

Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п.Лица ответственные за ведение трудовых книжек

40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Как правило, это сотрудник кадровой службы организации. Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками. МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34» Приказ г. Орел от 08.08.2011 N 332-п О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек Приказываю: Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

— для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;

— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

В ПП РФ № 225 «О трудовых книжках» описана ответственность за соблюдение правил хранения этих документов. Согласно этому закону, организовывать ведение книжек и соблюдение их безопасности должен руководитель компании. Он же назначает ответственное лицо.

Заводить такую официальную бумагу организация должна на своего сотрудника, если он работает в течение 5 дней и его работа носит постоянный характер. В нее вносят следующие данные:

  • Дата, когда специалист был принят в штат сотрудников.
  • Та должность, на которую его взяли.
  • Название предприятия.
  • Приказ о принятии на работу.

Ведутся книжки особым отделом, который специализируется на кадрах, или же отдельным ответственным лицом, которое назначит директор. Отдел кадров есть в крупных компаниях. Его сотрудники ведут работу по разным зонам: по секторам номенклатуры и по отделам компании. Если число работников меньше 100 человек, то данного отдела кадров может и не быть, а вместо этого назначаются отдельные лица, которым поручается ведение такой документации. Таков ответ на вопрос, кто должен вносить записи в трудовую книжку.

Ответственность за ведение и выдачу трудовых книжек

При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.

Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил, которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.

Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.

Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.

Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.

Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут). Каждая внесённая запись о перемещении работника:

  • приём;
  • увольнение;
  • повышение или понижение в должности,

должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно, без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.

В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.

По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.

То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:

  1. Со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, указывающую на причину увольнения.
  2. За должным порядковым номером.
  3. Удостоверив подписью и печатью.

Всё это приводится в соответствие:

  • с датой, когда уволенный гражданин прекратил деятельность;
  • с приказом:
  • датой расторжения договора.

Получение ТК её владельцем осуществляется:

  • не позднее 3 дней;
  • под роспись;
  • с записью в карточке и журнале.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.

В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:

  1. Постановление Правительства РФ 01.03.2008 г. за № 132.
  2. Постановление от 25.03.13 г. за № 257.

Регистрация осуществляется при строгом учёте и контроле:

  1. Действующих книжек в журнале учёта их движения.
  2. Бланков, а также бланков вкладышей в приходно-расходной книге.
Предлагаем ознакомиться:  Должен ли работник согласовать отпуск

Ответственный за ведение ТК сотрудник (см. тут) получает бланки вкладышей под расписку, после чего бланк списывается с учётного баланса. Если при заполнении была совершена ошибка или описка, необходимо взять новый бланк и заполнить его, а старый списать актом.

Для того чтобы соблюдались условия, вменяющие работодателю повышенную ответственность за хранение книжек – проводятся рейды со стороны трудовой инспекции, уполномоченной на курирование кадрового делопроизводства. Их проверки носят профилактический характер, а каждое нарушение облагается штрафом.

После того как работодателю выписывается штраф, сумма которого зависит от формы предприятия и объёма хранящихся книжек, а также от количества нарушений, допущенных в отношении их хранения, ведения или заполнения.

На этом уровне регулирования порядка в кадровых документах, ответственность определяется в соответствии со ст.22 ТК РФ, которая оглашает принципы и правила надлежащего подхода работодателя к вопросу ведения и хранения трудовых.

Ст. 353 ТК РФ делегирует полномочия по инспектированию работодателей трудовой инспекции. Выявленные ей прорехи в кадровом делопроизводстве облагаются штрафами. В соответствии со ст. 357 ТК РФ инспектора имеют право запрашивать для проверки любую документацию, связанную с ведением и хранением книжек и вкладышей.

Проверка осуществляется по основным, самым значимым параметрам кадровой деятельности. За неисполнение необходимых обязательств, опирающихся на нарушение трудового законодательства, взыскиваются штрафы в соответствии с п.1, ст. 5.27 КоАП РФ, которые составляют:

  1. Для должностных лиц 1-5 тысяч рублей.
  2. Для индивидуальных предпринимателей – в том же размере или в качестве альтернативы – приостановление деятельности ИП до 90 суток.
  3. На компании имеющие статус юр. лица штрафы значительно выше: 30-50 тысяч рублей или приостановление деятельности на тот же срок.

Если должностное лицо не исправило указанные недочёты в деятельности, ему могут вменить дисквалификацию на срок от одного до двух лет.

Более мелкие недочёты, которые могут быть обнаружены повсеместно в деятельности не совсем аккуратного кадровика или индивидуального предпринимателя наказываются штрафами от 300 до 500 рублей. А если подобные замечания обнаруживают в деятельности юр. лица – штрафы могут составлять 3-5 тысяч рублей.

Работодателю необходимо иметь в виду, что малейшая оплошность может привести его к уголовной ответственности за халатность или подделку документов, если он исправит запись ненадлежащим образом или приобретёт бланк трудовой ненадлежащего качества.

А данная ответственность предполагает крупные штрафы и возможность более серьёзного наказания. Кроме этого работник может взыскать с работодателя за моральный ущерб и вменить ему в ответственность решением суда – восстановить полностью утраченный стаж работы на предприятиях, где он трудился ранее.

Инфо
Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

После принятия трудовой книжки от сотрудника, ответственность за её заполнение и хранение возлагается не только на сотрудника кадрового отдела, но и на руководителя, который обязан контролировать процесс ведения делопроизводства этих важнейших документов.

Ответственность снимается после того как:

  1. Уволившийся сотрудник забрал свою книжку под роспись.
  2. ТК была выслана ему почтой или передана через доверенное лицо по нотариально удостоверенной доверенности.
  3. Было отправлено заказное письмо, уведомляющее его о необходимости забрать документ.
  4. Был составлен акт об отказе её получения.

Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ.

По требованию выдача должна быть осуществлена в последний день работы. В иных случаях – не позднее 3 дней по её завершении.

Трудовые книжки филиала находятся на хранении в центральном офисе, где производится их заполнение. После приёма на работу сотрудника филиала, его книжка передаётся в кадровую службу (руководителю) офиса, а при увольнении – возвращается владельцу.

Основные нюансы, связанные с хранением ТК сотрудников филиала связаны:

  • с их транспортировкой;
  • со сроками выдачи;
  • с условиями временного хранения в филиале.

В филиале, где не предусмотрено хранение книжек, не создаются особые условия для их размещения, что не предоставляет гарантии их абсолютной сохранности.

Однако если центральный офис расположен за пределами населённого пункта с расположением филиала, необходимо хранение документа в условиях филиала до момента его отправки.

В этих условиях, а также – в ситуации транспортировки этот документ подвергается определённому риску.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Естественно, в таких случаях не просто вернуть работнику ТК после увольнения в положенные сроки, что может спровоцировать его претензии.

В последнем случае нужно указывать причину прекращения трудового договора.

  • Если работник увольняется, то, помимо записи об уходе с работы, в трудовой книжке должны содержаться ссылки на соответствующие статьи ТК РФ или иные федеральные нормативно-правовые акты, соответствующие причинам увольнения. Отсутствие таких записей является грубейшим нарушением ведения трудовых книжек.
  • В трудовой книжке необходимо записывать факты награждения сотрудника.

    Инфо

    Если имели место дисциплинарные взыскания, то они также должны быть записаны. Исключение – взыскания, которые поспособствовали увольнению.

    Они отмечаются в приказе по увольнению.

  • Прекращение трудового договора должно сопровождаться выдачей работодателем трудовой книжки уволенному сотруднику.

Приказ о назначении лица ответственного за ведение трудовых книжек

Статья 292 УК РФ («Служебный подлог») устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно за внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от ста восьмидесяти до двухсот сорока часов, либо исправительными работами на срок от одного года до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

Трудовые книжки в организации (на предприятии) ведутся специальным отделом, отвечающим за кадровую работу или уполномоченным лицом.

Отдел кадров обязательно имеется на крупных предприятиях. Несколько специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, разделены по зонам ответственности.

В частности:

  • по секторам номенклатурного делопроизводства, где специалист отвечает за ведение определённых операций;
  • по подразделениям, закреплённым за ответственным специалистом.

В средних и небольших организациях с числом сотрудников менее 100 человек, подобный отдел может отсутствовать. Выполнение работ делегируется одному из административных или иных уполномоченных сотрудников:

  • при освобождении от иных видов работ;
  • без такового.

Организации с числом сотрудников менее 30 могут не иметь освобождённого специалиста по кадрам. Обычно работа с трудовыми записями вменяется секретарю делопроизводителю, а при его отсутствии – ответственность на себя принимает руководитель организации. Часто кадровая работа производится сотрудниками бухгалтерии.

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  1. Лица ответственные за ведение трудовых книжекПринять производство ТК под свою ответственность.
  2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
  4. Проверить запас бланков}
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч») Приказ 29.05.2009N 94 О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам Приказываю: 1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П. 2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора. 3.

Соответственно, при возникновении неточностей и ошибок в трудовых книжках вся ответственность падает на определенное лицо, по вине которого и была допущена оплошность. Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек «под ключ» от Системы Кадры.

Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции Ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек Согласно ст.192 Трудового Кодекса Российской Федерации, за неправильный учет, ведение или выдачу трудовых книжек на ответственное лицо возлагается дисциплинарное наказание.

Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем. Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек. При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения. Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным разбирательствам. Если это обстоятельство работодателем не оспаривается и он в добровольном порядке произвел соответствующие изменения записей в трудовой книжке, то при доказанности того, что неправильная формулировка причин увольнения лишала работника возможности поступить на работу к другому работодателю, работник все равно может предъявить иск о материальной ответственности работодателя.

Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.

Лица ответственные за ведение трудовых книжек

Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, срок хранения трудовых книжек на предприятии соответствует сроку работы этого сотрудника. После его увольнения она должна быть выдана незамедлительно.

В случае если документ не забран владельцем после его увольнения, после проведения предупреждающих процедур о необходимости забрать принадлежащую ему книжку, она выкладывается отдельно от других.

Если в течение трёх месяцев владелец ТК не явился, документ оформляется особым образом:

  • в него вносится запись об отсутствии владельца и его неявки за документом;
  • в карточку личного учёта и журнал регистрации выдачи ТК вносится аналогичная запись;
  • в личное дело уволенного работника вкладываются документы, свидетельствующие о проведении процедуры предупреждения о необходимости забрать документ.

После этого она приобретает статус невостребованной трудовой книжки. Она хранится в том же несгораемом шкафу или сейфе, что и другие документы, но в отдельной пачке. Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет, в соответствии с инструкцией, 2 года.

В истечение 2 лет её надлежит передать на хранение в архив предприятия, где в общей сложности документы хранятся на протяжении 50 лет.

Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.

Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.

МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34»

Приказ

г. Орел от 08.08.2011 N 332-п

О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек

Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на двух листах.

Директор /Морозов/ В.П. Морозов
     
Ознакомлены:    
О.А. Слепнева /Слепнева/  

— принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

— проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета);

— проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

— проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.

Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.

— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;

— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;

— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.

В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.

Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе.

Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг.

Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.

Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Внимание

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность. Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке. До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

  • во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
  • во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
  • в надлежащем хранении и выдаче;
  • в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

  1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
  2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
  3. Опираются на основания статей ТК РФ.
  4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Статья 66 ТК РФ. Трудовая книжка.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек

ТК РФ такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате: – незаконного отстранения работника от работы, его увольнения или перевода на другую работу; – отказа работодателя от исполнения или несвоевременного исполнения решения органа по рассмотрению трудовых споров либо государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;

– задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. Статьей 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора.

Кто является ответственным за ведение трудовых книжек

Так, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, ст. 140 УК РФ предусмотрена альтернативная санкция. Наказание за данное преступление может быть назначено в виде штрафа в размере до 200 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет.

Заключение

Ведение и хранение трудовых на предприятиях всех видов собственности – вопрос предельно ответственный. Ответственность вменяется руководителю, а также кадровым работникам, бухгалтерам и уполномоченным лицам, по усмотрению работодателя.

Сами трудовые, а также их бланки и бланки вкладышей должны приобретаться надлежащим образом, в специализированных компаниях, подлежать строгому учёту и контролю.

За допущенные нарушения работодателю и ответственным лицам могут вменяться штрафы. За массовую порчу трудовых книжек по недосмотру работодателя или за их пропажу, он может быть привлечён не только к административной, но и к уголовной ответственности за должностную халатность.

Доверенность на покупку трудовой книжки — образец.

Как показывает практика – работа с трудовыми книжками на предприятии требует повышенного внимания и ответственности уполномоченных лиц.

Малейшая ошибка или недочёт привлекут серьёзные правовые последствия для обеих сторон. Соответственно вся деятельность должна опираться на Правила и инструкции федерального, муниципального и локального характера.

Кто может быть ответственным за ведение трудовых книжек

УК РФ, которая предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Между тем порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. № 117н.

Нарушение этого порядка по вине работодателя может повлечь за собой наказание штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector