Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Карточка где отражаются периоды отпусков

Как оформить отпуск: пошаговая инструкция

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

Итак, оформление отпуска — это вовсе не одноэтапный процесс, как могло бы показаться на первый взгляд. В общем (не осложнённом отзывом, переносом, необходимостью пересчёта количества дней и пр.) случае имеет место следующая последовательность действий:

  1. Составление графика по организации на будущий год, утверждение его руководителем и профсоюзным комитетом (за две недели до начала календарного года документ должен быть полностью готов).
  2. Уведомление сотрудников о предстоящем отпуске (за две недели до начала личного отпускного периода о нём под роспись должен быть оповещён каждый работник).
  3. Принятие заявления от сотрудника. На самом деле, при наличии графика заявление — вовсе не обязательный документ (ни ТК РФ, ни другие НПА требования о наличии заявления не выдвигают). Однако ЛНПА некоторых организаций всё же устанавливают необходимость составления такого документа и его форму — видимо, на всякий случай, для подтверждения намерений и согласия всех сторон (ведь заявление, как правило, визируют непосредственные руководители сотрудников — начальники структурных подразделений, которым важно оценить производственную обстановку на текущий момент).
  4. Издание приказа об отпуске (заблаговременно — в соответствии со ст. 136 ТК бухгалтерия должна успеть произвести оплату отпуска за три дня до его начала).
  5. Заполнение сопутствующих кадровых и учётных документов (личная карточка, табель, записка-расчёт).

https://www.youtube.com/watch{q}v=Qc9xfobPvVs

Как видно, цикл работы кадровика, занимающегося предоставлением отпусков на предприятии, представляет собой как минимум годовой период — от начала составления графика до сверки использованных сотрудниками отпусков в конце года, организации предоставления компенсаций и переносов на следующий год.

В свою очередь, составление графика состоит из нескольких этапов:

  1. Сбор заявок (опросных листов) от структурных подразделений. Форма заявки, да и её обязательность, законодательством не установлена, однако крупные предприятия используют в работе самостоятельно разработанные (часто порядок составления графика регулируется ЛНПА компании или коллективным договором).
    Пример опросного листа

    Для удобства сбора информации, а также во избежание конфликтов в будущем некоторые крупные организации разрабатывают собственные формы опросных листов

  2. Анализ поданных заявок. Кадровик должен внимательно проанализировать каждый планируемый к отдыху период — наступит ли у сотрудника новый рабочий год (имеет ли он вообще право на отпуск к этому времени), хватает ли дней отпуска (возможно, сотрудник не учёл тот факт, что за рабочий год его перевели и количество дней отдыха изменилось), не сдвинулся ли рабочий год сотрудника (возможно, он брал более 14 дней за свой счёт в этом году).

  3. Непосредственно составление графика. Документ составляется по унифицированной форме Т-7, подписывается самим работником кадровой службы, утверждается руководителем учреждения и согласовывается с профсоюзным комитетом организации.

    Образец заполнения графика отпусков

    График отпусков составляется в соответствии с унифицированной формой Т-7

Форма предусматривает указание в графике лишь начальной даты отпуска (ведь всё равно к моменту ухода работника может поменяться количество положенных ему дней). Кроме того, закон не требует проставлять в графике и точную дату начала периода — достаточно лишь месяца (к слову, такой вариант даже удобнее — график становится более гибким, не потребуется оформлять перенос из-за сдвига в пару-тройку дней). Тем не менее нарушением ни указание окончания отпуска, ни точные даты не будут.

Отдельным вопросом и предметом для бесконечных сомнений у кадровых работников становится ознакомление сотрудников с графиком. Как видно, форма такового не подразумевает, да и закон содержит лишь одно требование — уведомление не позднее двух недель до начала отпуска. Тем не менее есть и противоборствующий аргумент: ст.

22 ТК РФ обязывает нанимателя знакомить каждого сотрудника с каждым ЛНПА, который затрагивает его интересы (является ли график отпусков по организации документом, родственным ЛНПА — ведь и утверждается в соответствии с похожими правилами, только трудовых норм не содержит — вопрос довольно скользкий). Большинство нанимателей предпочитают перестраховаться — знакомить сотрудников или с опросным листом (заявкой), или с графиком.

Форма Т-7

Унифицированная форма Т-7 графы для ознакомления работников не содержит

К слову, ознакомление может быть проведено разными способами:

  • путём составления отдельного листа ознакомления (удобно, если организация довольно крупная);
  • путём рассылки графика по электронной почте;
  • путём вывешивания графика на общий информационный стенд организации.

Сегодня существует ПО, существенно упрощающее жизнь кадровика. Тот же график отпусков в организации, где я работаю, составляется автоматически — в системе SAP. Безусловно, заявки программа сама не соберёт и не проанализирует, но окажет существенную техническую помощь и, по возможности, укажет на ошибки.

Предлагаем ознакомиться:  Приватизация земельного участка: основания, сроки, документы, цена и этапы процедуры

К примеру, если новый рабочий период у сотрудника к моменту отпуска ещё не начнётся, а все дни отдыха он использовал, система попросту не даст создать планируемый отпуск. Сведения по каждому человеку вносятся в программу вручную, затем автоматически составляется график, который в электронном виде направляется на подпись и утверждение.

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

  • супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
  • один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 12 лет».

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

  • почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
  • Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
  • Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
  • чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
  • лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
  • сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2020 год, утвержденного в декабре 2019 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

  • не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации);
  • дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец».

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Предлагаем ознакомиться:  Количество дней отпуска при увольнении

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.

https://www.youtube.com/watch{q}v=d3-i5FeDp8Y

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы».

Как отмечалось выше, перенос и разделение отпускного периода на части — это действия с графиком отпусков. Если говорить о разделении, то оно может быть произведено непосредственно при составлении графика (в опросный лист и, соответственно, в график вносятся сведения сразу о нескольких частях. Если же график уже составлен и утверждён перенос с месяца на месяц, разделение или соединение происходит посредством изменения графика:

  1. Сотрудник пишет заявление (как вариант, в случае производственной необходимости, если действие происходит по инициативе нанимателя — докладную записку составляет начальник структурного подразделения).
    Образец заявления о переносе отпуска

    Заявление о переносе отпуска составляется в свободной форме

  2. Заявление визирует начальник структурного подразделения, резолюцию накладывает руководитель компании (если имеет место докладная записка, с ней нужно ознакомить работника). Таким образом достигается соглашение сторон.
  3. В график вносится запись о переносе отпуска (если части, то это будет именоваться разделением).
    Образец графика отпусков с переносами

    Запись о переносе отпуска делается в соответствующей графе бланка Т-7

Речь о продлении (а также о переносе) отпуска может идти и в случае, если находясь в уже оформленном отпуске, работник по причине болезни (исполнения государственных обязанностей и пр. — ст. 124 ТК) не смог использовать часть или все дни отдыха. В таком случае им в кадровую службу должен быть представлен подтверждающий документ (листок нетрудоспособности, к примеру) и заявление о переносе неиспользованных дней одним из способов:

  • присоединением к конечной дате первоначального освобождения от работы;
  • отнесением на более поздний срок.
Образец заявления о переносе отпуска в связи с болезнью

В случае документально подтверждённой болезни во время отпуска есть два варианта — присоединить эту часть к текущему отпуску или «оставить на потом»

На основании одобренного руководителем заявления издаётся приказ.

Образец приказа о переносе отпуска в связи с болезнью

Приказ о переносе (продлении) отпуска оформляется в свободной форме

В случае если отпускные дни перенесены на другой месяц, в графике и карточке Т-2 делается пометка о переносе. Обратите внимание: если табеля учёта рабочего времени за месяц, в котором произошли изменения (отпуск сменился на больничный), уже составлены и исполнены, следует сделать корректировочный табель. Бухгалтерия на основании корректировочного табеля сделает перерасчёт выплат.

Общие сведения о ежегодном отпуске

Всем известно, что ежегодно право на определённое число дней отдыха от работы возникает у каждого трудящегося. Это право закреплено не только в Трудовом кодексе (ТК) РФ, но и в Конституции. Казалось бы, что может быть проще — написал заявление и ушёл в отпуск. Тем не менее учитывать следует и множество нюансов:

  • производственные интересы компании (ведь если все одновременно уйдут в отпуск, работать будет некому);
  • взаимозаменяемость (работу отпускника чаще всего приходится выполнять другому сотруднику);
  • личные интересы работающих (планы на отпуск у каждого свои);
  • «форс-мажорные» обстоятельства (они могут возникнуть и у нанимателя — резкая производственная необходимость, и у работника — болезнь и пр.);
  • наличие у сотрудника необходимого стажа работы (ведь не каждый на отдых и «наработал»);
  • экономические интересы компании (для того чтобы фирма не «разорилась» на выплате отпускных и материальной помощи к отдыху летом, многие руководители стараются равномерно распределить отпускные периоды работников в течение года).

Именно этим и диктуется необходимость раннего планирования отпускной кампании и, соответственно, наличие дополнительных этапов (составление/изменение графика, уведомление сотрудников).

Кадровик при составлении плана по отпускам на грядущий год, а также в процессе текущей работы по оформлению отдыха сотрудников должен учитывать следующие общие моменты:

  1. Отпуск работнику предоставляется за его индивидуальный рабочий годовой период, который в большинстве случаев с календарным годом не совпадает. Этот период начинают исчислять со дня зачисления на работу, переводы и перемещения на период не влияют. Сдвинуть индивидуальный год вперёд может лишь «перебор лимита» (свыше 14 дней в календарном году) неоплачиваемого отпуска, а также нахождение сотрудницы в социальном отпуске по уходу за детьми. Планируя отпуск на следующий год, будьте внимательны: если за текущий индивидуальный период отпуск уже отгулян (наперёд), до начала следующего взять его не получится!
  2. Первый после трудоустройства отпуск по общему принципу (ст. 122 ТК) положен лишь после полугода работы (в этот период входят и социальные отпускные периоды, и больничные, и другое время отсутствия на работе по уважительным причинам — оговорок нет). Но из правила есть исключения — по договорённости с нанимателем, а также при наличии определённых условий (уход в декретный отпуск, декретный отпуск жены, несовершеннолетний работник, усыновление ребёнка и пр.) ограничение снимается.
  3. При планировании и предоставлении отпускного периода важно правильно рассчитывать продолжительность отпуска, который состоит из обязательной (ст. 115 ТК) и дополнительных (ст. 116 ТК) частей. Обратите внимание: если в течение индивидуального рабочего года сотрудник был переведён на должность, дающую право на больше/меньшее число дней отдыха, у него поменялся стаж, что даёт право на дополнительный отпуск и т. д., — количество дней отпуска должно быть пересчитано пропорционально!
  4. Отпуск может быть разделён на части (неограниченное количество, условие лишь одно — среди них должна быть хотя бы одна сроком не менее 14 дней). Делить на части можно уже при составлении графика, если же необходимость возникла после его составления — в документ вносятся соответствующие изменения. Важен тот факт, что разделение — это не правило, а исключение, и возможно оно лишь по согласию обеих сторон трудового соглашения.
  5. График отпусков обязателен для обеих сторон — ни наниматель, ни трудящийся не вправе без согласования с другой стороной препятствовать его выполнению. Тем не менее механизмы изменения графика законом предусмотрены:
    • отзыв из отпускного периода — возможен по инициативе работодателя и с одобрения отпускника (однако не ко всем категориям работников данное правило применимо). Оставшиеся не использованными дни можно как «забрать» сразу после отзыва, так и «отложить на потом». Вопрос регулируется ст. 125 ТК РФ;
    • продление/перенос дней отдыха — здесь в роли определяющих выступают уже «форс-мажорные» обстоятельства — те, что не были запланированы при составлении графика отдыха по организации. Со стороны работника — болезнь на период отдыха, необходимость выполнения государственных обязанностей; со стороны администрации (закон подчёркивает — в исключительных случаях) — угроза срыва производственного процесса, в этом случае отпуск может быть перенесён даже на следующий год. К переносу отдыха может привести и недобросовестность нанимателя — несвоевременная проплата отпускных или отсутствие уведомления сотрудника как важный процессуальный момент (это лишь по инициативе обиженного сотрудника — если он желает таким образом «отомстить»);
    • изменение графика по личным причинам — только с согласия сторон, путём подписания ответственным руководителем соответствующего заявления сотрудника.
Предлагаем ознакомиться:  Отпуск работника по внутреннему совместительству

Отзыв из отпуска

Закон очень кратко регламентирует отзыв сотрудников — в ст. 125 ТК этому вопросу посвящены лишь два коротких абзаца. Тем не менее процедура достаточно сложная. Так, представляется, что отзыв обязательно должен быть обоснован некой производственной причиной. Но, к сожалению, чёткого представления о роде причин ТК не даёт — инициатору (руководителю структурного подразделения чаще всего) достаточно обосновать необходимость перед руководителем организации и самим работником (ведь необходимо получить согласие последнего).

Процедура же отзыва такова:

  1. Составление уведомления для работника с указанием причины отзыва, количества дней отзыва и просьбой выразить согласие/несогласие.
    Образец уведомления об отзыве из отпуска

    Об отзыве работника необходимо уведомить — он вправе отказаться без всяких для себя последствий

  2. Получение ответа от работника (он может оформить его в виде отдельного документа или в виде записи на уведомлении). Важно чтобы в случае согласия работник распорядился остающимися неиспользованными днями отдыха — назвать конкретную дату ухода в отпуск или оставить для присоединения к отпускному периоду будущего года.
    Образец согласия на отзыв из отпуска

    В соответствии со ст. 125 ТК неиспользованная в связи отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год

  3. Составление приказа о выходе из отпуска. Форма приказа — свободная.
    Образец приказа об отзыве из отпуска

    С приказом об отзыве из отпуска работник должен быть ознакомлен под роспись

https://www.youtube.com/watch{q}v=413kbQ2Yi-c

По аналогии с переносом уже предоставленного отпуска в случае с отзывом:

  • запись об изменениях вносится в график отпусков;
  • запись вносится в карточку формы Т-2;
  • при необходимости делается корректирующий табель;
  • бухгалтерия производит перерасчёт.

Работа по предоставлению отпусков — цикл действий, производимый по определённым правилам на протяжении всего календарного года. Важный его этап — планирование отпускной кампании, начинается он ещё задолго до начала года. Сам процесс предоставления отпуска тесно связан с расчётами — важно точно установить рамки индивидуального рабочего года, подсчитать количество дней отпуска.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector