Администратитивная ответсвенность за нарушение ведения трудовых книжек

Что будет организации за нарушение трудового законодательства

Сумма штрафа не зависит ни от тяжести нарушений, ни от их количества. Правда, судебная практика пошла по пути назначения одного штрафа за несколько проступков, а не за каждое в отдельностип. 2.1 Информационного бюллетеня судебной практики по административным делам Архангельского облсуда за I квартал 2008 г..

Дисквалификация руководителя организации и административное приостановление ее деятельности назначаются судьейстатьи 3.12, 23.1 КоАП РФ. Последнее наказание применяется в случае возникновения угрозы жизни и здоровью людей — такие нарушения мы в статье не рассматриваем.

Основа для предотвращения ошибок

Администратитивная ответсвенность за нарушение ведения трудовых книжек

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:

  1. Трудовой Кодекс РФ;
  2. Постановление «О трудовых книжках»;
  3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

  • первичное оформление;
  • при внесении записей;
  • во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

  1. Трудовой Кодекс РФ}
  2. Постановление «О трудовых книжках»}
  3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

За что любят штрафовать трудинспекции

Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.

Состав нарушения Примеры нарушений
Не оформлены обязательные кадровые документы У работодателя отсутствует:
Кадровая документация ведется неправильно
  • трудовой договор составлен с большим опозданием (гораздо позже 3 рабочих дней со дня, когда человек был допущен к работест. 67 ТК РФ)
  • в трудовом договоре нет каких-либо обязательных сведений, предусмотренных ст. 57 ТК РФ
  • в трудовом договоре размер оплаты труда установлен в иностранной валютеПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1145-ТЗ
  • в личной карточке не отражены все сведения о работнике либо изменения этих сведений
  • книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек не скреплены сургучной печатью или не опломбированып. 41 Правил
  • нет доказательств того, что работник под роспись ознакомлен с локальными нормативными актами работодателяст. 68 ТК РФ
  • отсутствует подпись работника на трудовом договоре о получении им экземпляра этого документа, на приказе о его приеме на работу или приказе об увольнении, подтверждающая ознакомление с приказамистатьи 68, 84.1 ТК РФ
Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление
  • задержаны зарплата, отпускные, больничные, не выплачены зарплата за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособиестатьи 22, 127, 136, 178, 183 ТК РФ
  • за полностью отработанный месяц начислена зарплата меньше федерального или регионального МРОТстатьи 133, 133.1 ТК РФ
  • зарплата выплачивается раз в месяц, а не каждые полмесяцаст. 136 ТК РФ
  • сотрудникам не выданы расчетные листкист. 136 ТК РФ
  • не уплачены взносы во внебюджетные фондыст. 22 ТК РФ
Прочие нарушения
  • оклад работника изменен без его письменного согласияст. 72 ТК РФ
  • работник не уведомлен о расторжении срочного трудового договора за 3 дня до событияст. 79 ТК РФ
  • работник привлечен к сверхурочной работе без письменного согласияст. 99 ТК РФ
  • в одностороннем порядке изменены положения трудовых договоровст. 72 ТК РФ
  • не проведена аттестация рабочих местст. 212 ТК РФ
  • уволенному работнику не выдана трудовая книжкаст. 80 ТК РФ
  • не выданы копии кадровых документов, связанных с работой, если уволенный работник их письменно запрашивалстатьи 62, 80 ТК РФ
  • применено два взыскания за один проступокст. 193 ТК РФ
  • работник уволен за прогул без запроса его письменного объясненияст. 193 ТК РФ

Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке{q}

Предлагаем ознакомиться:  Как отразить в учете вознаграждение арбитражному управляющему

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

  • даты приема;
  • названия структурного подразделения, куда распределили человека;
  • названия занимаемой должности и специальности работника.

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

  • даты приема}
  • названия структурного подразделения, куда распределили человека}
  • названия занимаемой должности и специальности работника.

Проверяем свою документацию

Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.

В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документаст. 22, ч. 3 ст. 68, статьи 87, 135, 212 ТК РФ.

Расчетный листок

Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из неест. 136 ТК РФ. Если заработная плата перечисляется на банковские карты, порядок выдачи работникам расчетного листка определите в локальном актеПисьмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1. Напомним, что расчетный листок надо выдавать с одной из частей зарплатыст. 136 ТК РФ.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломбирп. 41 Правил.

У них есть унифицированная форма № Т-2. Личную карточку вы должны будете давать работнику для росписи в ней не только при приеме на работу, но и при каждой новой записи в его трудовой книжке (например, в связи со сменой должности или повышением квалификации). Поэтому имейте в виду, что личные карточки ведутся на бумагеп. 12 Правил.

СОВЕТ

Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документаст. 67 ТК РФ.

Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам № Т-12 или Т-13ст. 91 ТК РФ. Именно эти заполненные формы поступают к бухгалтеру как первичные учетные документы для целей бухгалтерского и налогового учета, на основании которых он будет считать зарплату, отражать ее в расходах, заполнять расчетные листки для работников.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли вернуть 13 процентов с потребительского кредита и при каких условиях

График отпусков

Он утверждается за 2 недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме № Т-7ст. 123 ТК РФ.

СОВЕТ

В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушениемст. 124 ТК РФ.

Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска.

Ответственность за нарушение правил ведения

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

  • приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
  • должностные инструкции,
  • трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

  • работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка}
  • сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки.

Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.

Предлагаем ознакомиться:  Уведомление вместо разрешения на строительство частных жилых и садовых домов

Соблюдаем процедуры

Проследите за тем, чтобы работник расписался на вашем экземпляре два раза: в знак согласия с условиями договора и подтверждения того, что он получил на руки свой экземпляр документа.

Затем ознакомьте работника под роспись с приказом о его приеме на работуст. 68 ТК РФ. Документ имеет унифицированную форму № Т-1. Не забудьте продублировать в приказе условие об испытательном сроке, если в трудовых договорах с работниками оно есть. Забывчивость в этом вопросе инспекторы рассматривают как нарушениеРешение Воронежского облсуда от 03.02.2009 № 77-9АП.

Заведите личную карточку на нового работника, внесите в нее сведения о нем, его должности, квалификации и дайте ее работнику, чтобы он в ней расписался, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.

Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актамист. 68 ТК РФ. Такая подпись может ставиться в отдельной строчке в трудовом договоре, в специальном журнале, в отдельной ведомости к каждому акту, в любом другом документе, который вы сами изобретете для сбора таких подписей.

В этом случае вы должны:

  • оформить приказ об увольнении, ознакомить с ним под роспись работника. Имейте в виду, что приказ об увольнении надо издать и тогда, когда работник увольняется по собственному желанию, сообщив об этом за 2 недели. Автоматически трудовой договор действовать не перестанетч. 6 ст. 80 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 26.07.2011 № 4г/2-6447/11;
  • заполнить записку-расчет по унифицированной форме № Т-61, в которой следует отразить зарплату за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск;
  • отдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

СОВЕТ

Если работник за трудовой книжкой не является даже после вашего письменного уведомления о необходимости ее забрать, составьте акт о том, что выдать книжку в день увольнения невозможно, и отправьте ее сотруднику по почте письмом с описью вложенияОпределение ВС Республики Карелия от 18.10.2011 № 33-3072/2011. Так в случае претензии к вам со стороны уволенного вы сможете подтвердить, что не удерживаете трудовую книжкуст. 84.1 ТК РФ.

По письменному запросу увольняющегося работника вы должны выдать ему копии кадровых документов, связанных с работой, в частностист. 84.1 ТК РФ:

  • приказов о приеме на работу и об увольнении;
  • приказов о поощрениях.

Администратитивная ответсвенность за нарушение ведения трудовых книжек

Также вы должны выдать ему справку о сумме зарплаты за текущий год и 2 предшествующих года, которая понадобится ему для назначения пособия по болезни у нового работодателяутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н.

Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц и отпускные — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Конкретные даты выплаты зарплаты установите в трудовых договорах или в отдельном локальном нормативном актест. 135 ТК РФ.

Оформляйте в письменном виде согласие работника на сверхурочную работу или работу в выходные. При получении согласия попросите его указать сразу, как компенсировать его труд «вне графика» — деньгами или отгулом (например, днем отдыха за работу в выходнойст. 153 ТК РФ).

Не забудьте, что вы должны проводить не реже чем каждые 5 лет аттестацию рабочих мест по условиям труда, а также заботиться о состоянии спецодежды — стирать, сушить, ремонтироватьстатьи 212, 221 ТК РФ; п. 8 Приказа Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 342н.

Соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения взысканий. Следите за тем, чтобы ваш работник не был уволен, допустим, за прогул, за который ему уже делали выговор. Вас тогда смогут оштрафовать за применение двух взысканий за один проступок. Кроме того, например, при прогуле у работника надо сначала запросить письменные объяснения, если он их не даст — составить акт и только потом выносить решение о взыскании.

Как видим, кадровых документов и процедур действительно немало. И даже узнав о проверке трудинспекции заранее, вы физически не успеете «подлатать дыры», наспех устраняя нарушения. Поэтому лучше все соблюдать, заполнять и подписывать пошагово, на каждом этапе, не откладывая на потом.

https://www.youtube.com/watch{q}v=YdFXtvSBYVo

Кроме того, старайтесь сохранять лояльные отношения с работниками, чтобы по возможности исключить внеплановые проверки трудинспекции по жалобам сотрудников как нынешних, так в особенности и бывших. Ведь до плановой проверки раз в 3 года у инспекторов могут и не дойти руки, а вот на жалобы работников инспекция по труду реагирует быстрее.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector